Como controlar vencimentos em Excel

Como controlar vencimentos em Excel: Você realiza o controle de vencimentos de contratos, garantias, cobranças entre outras necessidades de uma empresa? Você sabia que é possível realizar esse tipo de controle através do Excel?

Acompanhe o tutorial que preparamos para você e veja como é fácil montar a sua planilha para controle de vencimentos de contratos. Mas antes se quiser fazer o download da planilha para mais fácil visualização, basta clicar no link abaixo:

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Passo a Passo: Como controlar vencimentos em Excel

Vamos abordar neste exemplo o vencimento de contratos. Na planilha utilizada em nosso exemplo, temos as seguintes informações:

• Número do contrato;
• Nome do cliente;
• Data de Contratação;
• Data de Vencimento:
• Dias Restantes;
• Vencimento Próximo;
• Vencido.

Vamos preencher o número do contrato, o nome do cliente, a data de vencimento e a data de contratação nesses campos. O Excel preencherá automaticamente os demais campos com o uso de fórmulas.

1º Passo: Inserindo a data atual na planilha para controle de contrato

Para que a planilha possa realizar os cálculos de vencimentos dos contratos automaticamente, a primeira coisa que precisamos fazer é inserir no campo data atual a seguinte fórmula (conforme imagem acima): =HOJE().

Sendo assim, essa fórmula informará na planilha a data atual do seu computador sempre que você abrir o Excel.

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2º Passo: Criando a fórmula para cálculo dos dias restantes do contrato

Seguindo em frente, o nosso segundo passo será criar uma fórmula para a coluna “Dias Restantes”. Ou seja, ela deverá diminuir a data informada na célula dia de vencimento do contrato pela data atual, obtendo como resultado os dias restantes de contrato.

Para isso, no nosso exemplo, utilizamos a seguinte fórmula:

• =D4-$B$2

Onde:

D4: Data de Vencimento;

B2: Data Atual

Observação: O símbolo “$” é utilizado no Excel para congelar valores. Nesse caso precisamos fazer o seu uso para que o Excel entenda que a data atual é fixa e invariável com base no valor informado célula B2. Esse pequeno detalhe irá nos permitir inserir a fórmula apenas uma vez e arrastá-la até o final da coluna.

3º Passo: Criando a fórmula para identificação de vencimentos próximos

Em seguida, no terceiro passo, vamos criar a fórmula para a coluna “Vencimento Próximo”. Aqui, definiremos que o Excel deve notificar todo contrato com 30 dias ou menos para o vencimento.

Para isso, utilizaremos a seguinte fórmula:

• =SE(E(E4<=30; E4>0);”X”; “”)

Onde:

SE: Função Condicional

E: Utilizado para indicar a existência de duas condições

E4: Número de dias restantes

<=30: Regra de Validação (É atendida quando a célula E4 é menor ou igual a 30)

E4>0: Regra de validação que complementa a anterior, indicado que o campo só será assinalado se além de menor ou igual a 30, for maior que 0. (Contratos com 0 dias ou menos serão considerados vencidos).

“X”: O que fazer quando a regra de validação for atendida

“”: O que fazer quando a regra de validação não for atendida

Nesse sentido, com essa fórmula, informamos ao Excel quando ele deve assinalar a coluna “Vencimento Próximo” para nos alertar sobre contratos que precisam ser renovados.

Para alterar o período de validação, basta alterar o valor “30” para 60 ou 90, por exemplo.

4º Passo: Criando a fórmula para identificar vencimentos próximos

Dessa forma, você deve assinalar a última coluna apenas quando um contrato já estiver vencido. Nesse caso utilizarmos a seguinte fórmula:

• =SE(E4<=0; “X”; “”)

Muito semelhante à fórmula anterior, a fórmula indica que você deve assinalar o campo “Vencido” sempre que E4 for igual ou menor que zero.

Veja o resultado no exemplo da imagem abaixo:

5º Passo: Formatação Condicional para Controle de Contratos

Por fim, para melhorar a identificação visual dos contratos vencidos ou com vencimento próximo podemos fazer uso da formatação condicional.

Para isso, selecionaremos o intervalo de células para o qual aplicaremos a regra de formatação e logo após, seguiremos as instruções da imagem abaixo, veja:

Uma nova janela se abrirá. Nela, informaremos que o Excel deverá preencher a célula em amarelo sempre que encontrar um “X”.

Repetiremos o processo na coluna “Vencido”, informando a cor vermelha. Veja o resultado final:

Gostou da nossa dica de Como controlar vencimentos em Excel? Então, aproveite a oportunidade e faça o download gratuito da planilha agora mesmo!

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