O uso de uma planilha de gestão de frota é fundamental para gerenciar os veículos de uma empresa de forma eficiente. Através da administração adequada de sua frota, você pode controlar diversas funções importantes, tais como combustível, manutenção, controle operacional, entre outras. Ao gerir sua frota com eficiência, você pode mensurar custos de maneira precisa, prever cenários desfavoráveis e utilizar seus recursos de forma adequada, o que é essencial para o sucesso de qualquer empresa.
Devido à relevância do gerenciamento de custos, a gestão é responsável por criar fluxos de processos, avaliar a eficácia dos condutores profissionais e garantir a disponibilidade dos veículos. No entanto, com o avanço da tecnologia, é possível obter informações confiáveis sobre perdas e ganhos, o que proporciona segurança e uma apuração precisa das infrações cometidas.
É importante ressaltar que a nossa planilha de gestão de frotas pode ser uma ferramenta valiosa para ajudá-lo a identificar dados relevantes e a determinar as melhores ações a serem implementadas.
Planilha de Gestão de Frota Excel: Como Funciona
A gestão de frotas é uma atividade (exclusiva ou não do profissional) voltada para administrar veículos próprios ou de terceiros, além de organizar, aperfeiçoar e acompanhar de perto dos custos diretos e indiretos relacionados à frota. Portanto, muita gente desconhece é que a frota nem sempre quer dizer um volume grande de veículos. Entretanto, Uma gestão também abarca somente um veículo, o que contempla benefícios consideráveis para quem olha os custos de uma empresa.
Todavia, o procedimento de gestão de frotas vai muito além de coordenar a operação ou de cuidar dos veículos. Portanto, em função disso, a gestão de frotas e de controle demanda atenção plena dos motoristas, averiguar se as funções desempenhadas estão alinhadas aos padrões de segurança e de eficácia estabelecidos. Assim, as tarefas importantes são priorizadas e as irregulares são eliminadas por completo. Os benefícios são:
- Conduzir as operações como licenças, IPVA e emplacamento;
- Mensurar o desempenho e produtividade dos motoristas;
- Monitorar e diminuir as despesas.
Entretanto, com o modelo da Planilha de Gestão de Frotas da Smart Planilhas, não há limite de meses e anos, além do mais é desenvolvida em programação VBA, portanto, tornando-a muito mais ágil e segura para o alto desempenho para seus negócios. Por fim, os lançamento são realizados em formulários que validam os dados e informam se há erros ou falta de informação evitando assim falha de digitação e inconsistências nos relatórios.
1) Cadastro de Veículos
O Cadastro de Veículos possui vários detalhes importantes para o controle como Tipo de Veículo, Dados e Característica físicas.
2) Cadastro de Motorista
Cadastre os motorista que fazem uso de sua Frota, o cadastro permite controle de motorista Próprio e Terceirizados. Informe também o Salário dos motorista para, posteriormente, realizar cálculo de viabilidade.
3) Controle de Despesas
Controlar as Despesas é mandatório em qualquer gestão, portanto, na Planilha Gestão e Controle de Frota esta funcionalidade é bem completa e por padrão já vem cadastrado despesas comum como consumo de Combustível, Pedágio, Hospedagem, Alimentação etc. Portanto, a planilha permite cadastrar outras despesas de acordo com seu negócio.
4) Controle de Manutenção da Frota
Um dos principais gastos na Gestão de frota é com Manutenção dos veículos. Portanto, com esta planilha você terá o controle de Manutenção por veículo podendo cadastrar oficinas e Serviços. Por fim, todos registros de manutenção gerará um histórico por veículos e auxiliará o controle do gestor.
Contudo, Ainda no Módulo de Manutenção contém o menu Controle de Trocas. Portanto, nesta parte o gestor terá um controle visual das pendencias com troca de diversos itens como Pneu, Óleo, freio, filtros etc. Entretanto, estes itens serão atualizados automaticamente de acordo com o KM atualizado no hodômetro do veículo.
5) Controle de Viagem
Aqui você lançará as viagens por veículo. Contudo, Todos os controles da Planilha Gestão e Controle de Frota são vinculado com este lançamento. No formulário portanto, informa dados como Hodômetro, informações da viagem (Data, veículos, Motorista, Rotas, Despesas) e por fim o valor da viagem.
Um outro diferencial desta planilha está no Cadastro de Rota Padrão. Caso seus veículos realizam a mesma rota com frequência você pode usar desta funcionalidade,portanto, reduzirá o trabalho de lançamento.
6) Relatórios Gerenciais da Planilha para Gestão de Frota
A planilha para gerenciamento de frota fornece os Relatórios:
• Resultados (Total ou por veículo)
• Relatórios de gastos (Total, por veículo, por motorista)
• Relatório de Manutenção (Total, por veículo, por oficina)
Observação: Todos relatórios são mensais e anuais.
Quer mais?!
7) Viabilidade da Frota
Este é uma das funções mais importante da planilha e sem dúvida um diferencial.
Qual seu custo previsto por veículo?
Será que você está atingindo o ponto de equilíbrio do seu recurso?
Será que compensa terceirizar?
Esta planilha te auxiliará com estás questões fundamentais para seu negócio!
A planilha possuí uma calculadora de custo FIXOS e VARIÁVEIS considerando os seguintes pontos:
7.1) Consumo
-Consumo de combustível
-Consumo de Arla 32
-Consumo de Pneu
7.2) Mão de Obra
-Salário do Motorista
-Encargos Sociais
7.3) Manutenção
-Previsão de custos com manutenção
-Lubrificações
-Limpezas
7.4) Documentação e Seguros
-Custo com IPVA, DPVAT, Licenciamento -Seguro anual
-Seguro RCF -Rastreamento
7.5) Depreciação do Veículo
-Custo de depreciação
-Custo de troca (caso se aplique)
-Custo do capital anual (caso se aplique)
7.6) Outros
Permite cadastro ainda de outros 5 custo fixos ou variáveis (ex. garagem, ajudante, etc)
Após ter o custo do veículo previsto a planilha traz um relatório que atualiza conforme as viagens e mostra se você está dentro ou fora do previsto.
Planilha de Acompanhamento de Gestão de Frota: Assista o Vídeo Explicativo
Além da planilha para acompanhamento da gestão de frota, escolhemos algumas dicas que auxiliarão na administração do seu negócio:
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- Identifique os recursos e pessoal da sua empresa: liste o número de veículos a disposição, a sua rodagem (em quilômetros) e as últimas revisões feitas;
- Tenha um relatório do que foi gasto mensalmente: indicadores como o consumo de combustível e manutenção são recomendados. Assim, você seleciona os veículos de maior rendimento e elimina o que não servem ao seu propósito;
- Realize uma manutenção preventiva: manutenções programadas evitam problemas futuros.
- Capacite seus motoristas: como poupar no combustível e dirigir de forma defensiva são boas práticas que garantem a integridade do acervo patrimonial.
- Controle os caminhos de menor gasto: use GPS para escolher melhores rotas para seus condutores.
- Conte com empresas voltadas para gestão de frota, ajudando-o a ter o controle sobre o processo.
SISTEMA RECOMENDADO PARA:
- Transportadores
- Empresas que possuem Frota Própria
- Gestores de Frota em Geral
- Empresa de Logísticas
- Gestores de Manutenção de Veículos
CONFIGURAÇÃO MÍNIMA DO COMPUTADOR
– Funciona em qualquer versão do Windows 7, 8, 8.1 e 10.
– Funciona em qualquer versão do Excel (2010, 2013, 2016 e Office 365)
DÚVIDAS FREQUENTES
– Não precisa de internet;
– Roda direto no Pen Drive ou HD externo;
– Não tem mensalidades;
– Não tem anuidade;
– Pagamento ÚNICO;
– Não expira;
– Não tem limite de cadastro;
– Não roda em MAC
– Não roda em celular
1) Como Receberei Planilha de Controle de Despesas para Gestão de Frotas?
Resp.: Produto entregue via e-mail.
2) Preciso Instalar o Programa?
Resp.: Não, basta ter Excel 2010 ou superior instalado em seu computador.
3) Tem que Pagar Mensalidade?
Resp.: Não, o valor do produto é o do anúncio.
Super Planilha Gestão de Frota Excel é na Smart Planilhas
A Smart Planilhas é uma metodologia de criação de planilhas para micro e pequenas empresas, gerando resultados comprovados com um valor justo. Ao longo do tempo, desenvolvemos uma maneira própria de desenvolver planilhas intuitivas para consumidores leigos. Entretanto, não é à toa que temos um quantitativo de usuários de nossas planilhas e que somos referência em compra de planilhas no mercado brasileiro.
Temos tabelas de uso imediato construídas por profissionais credenciados pela Microsoft, com suporte e garantia total. Basta inserir os dados exigidos e deixar a planilha fazer o resto.
Desconhecido –
Ótimo produto!!!
Guilherme Maciel –
Que bom!! Volte sempre e conheça mais os nossos produtos
CAIQUE RAPOSO (comprador verificado) –
Quanto tempo apos realizar o pagamento consigo receber a planilha?
Guilherme Maciel –
Olá Caique. Logo após da comprovação do pagamento, o envio é imediato(10-15 minutos). Porém você pode adiantar enviando o comprovante : )
john –
Vocês fornecem suporte?
Guilherme Maciel –
Olá, bom dia John. Existe um vídeo demonstrativo da planilha. Mas caso ainda o usuário tenha dúvidas, nós auxiliamos.
controle.reviva (comprador verificado) –
Boa tarde !!
Prezados, fiz a compra porem nao chegou no meu email.
Quem poderia me ajudar com esse problema?
Grato,
Guilherme Maciel –
Olá, bom dia.
Qual o nº do pedido?