10 planilhas essenciais para Controle de Projetos

Na área de controle de projetos, escolher as ferramentas certas é importantíssimo para alcançar sucesso e eficiência. O Microsoft Excel, conhecido principalmente por ser uma ferramenta de planilhas, vai além de simples cálculos e entrada de dados. Ele se transformou em uma plataforma robusta e versátil, ideal para gerenciar diversos projetos.

Apesar do surgimento de muitos softwares especializados em gerenciamento de projetos, o Excel ainda é muito popular, mostrando como ele é adaptável e eficaz em várias situações.

Essa capacidade de adaptação vem da combinação entre simplicidade e recursos avançados do programa, pois ele atende tanto a iniciantes quanto a especialistas em análise de dados. Assim, o Excel integra o controle básico de tarefas com o planejamento mais complexo de projetos, tornando-se uma ferramenta acessível a todos.

O que são planilhas para Controle de Projetos?

As planilhas para controles de projeto ajudam a reunir e analisar dados para manter os custos e o cronograma do projeto sob controle. Dessa forma, elas incluem as seguintes funções: iniciar, planejar, monitorar, controlar, comunicar e encerrar o projeto.

Em resumo, os controles de projeto são processos que se repetem. As planilhas auxiliarão a medir o status do projeto, fazendo previsões com base nessas medições e, se os resultados previstos forem insatisfatórios, ajudam a melhorar o desempenho do projeto.

Por vezes, em projetos de grande escopo, as partes “variáveis” podem dificultar o alinhamento com os planos iniciais. No entanto, monitoramento, análise e regulamentação rigorosos conseguem manter isso sob controle. Projetos de todos os tamanhos experimentam benefícios significativos quando os controles são executados corretamente.

A seguir estão alguns dos principais benefícios das planilhas para controles de projeto:

• Custos de projeto reduzidos por meio da capacidade de tomar decisões oportunas usando KPIs;
• Maior previsibilidade do projeto para custo e data de conclusão;
• Maior visibilidade da saúde financeira do projeto à medida que ele avança;
• Capacidade de mitigar o aumento do escopo do projeto;
• Dados de benchmarking significativos para projetos futuros por meio de planejamentos bem estruturados;
• Margens aumentadas ao trabalhar em um ambiente de preço fixo;
• Melhor reputação para supervisionar e controlar projetos adequadamente;
• Vantagem competitiva sobre organizações com capacidades de gerenciamento de projetos menos maduras;
• Maior satisfação no trabalho para membros da equipe do projeto.

Conheça as 10 planilhas essenciais para Controle de Projetos

Planilha de Cronograma de Projetos

Hoje em dia, a condução de projetos exige criatividade na ideação e organização em relação aos prazos. A Planilha de Cronograma de Projetos é ideal para gerentes que precisam lidar com várias prioridades, e este modelo é interessante para definir metas do projeto, dividi-las em tarefas e atribuí-las aos membros da equipe.

Além disso, você visualiza e controla prioridades com gráficos de Gantt e recebe notificações sobre riscos potenciais ou estouros de orçamento. Os supervisores rastreiam o status do projeto, analisam e ajustam metas, configuram tarefas recorrentes e otimizam recursos em andamento.

Planilha de Gestão de Tarefas

Coordenar tarefas de maneira competente exige saber exatamente quais são as atribuições e quanto tempo resta para completá-las. A Planilha de Gestão de Tarefas ajuda as equipes a acompanharem suas tarefas por hora e organizar o trabalho de maneira mais eficiente.

Este modelo calcula automaticamente as horas restantes para concluir cada tarefa, mostra a porcentagem de trabalho já feito e destaca as tarefas que estão atrasadas. Adicionalmente, a planilha estima as datas de início e término das atividades e as exibe em gráficos, oferecendo uma visão geral de todo o projeto.

Planilha de Controle de Orçamento

Uma Planilha de Controle de Orçamento contém os detalhes financeiros do seu projeto, incluindo as estimativas de todos os custos do projeto e o dinheiro que você precisa para planejar um projeto bem-sucedido, de recursos a materiais.

Com isso, você monitora as despesas do projeto com este modelo. Ele até inclui codificação por cores para que você saiba quando estiver no vermelho! O orçamento é, sobretudo, o sangue vital do seu projeto, então você precisa acompanhá-lo com precisão para evitar estouros de custos. É aí que esta planilha se torna útil.

Planilha de Controle de Riscos

A Planilha de Controle de Riscos é um documento que explica como a equipe vai gerir os riscos em um projeto. Este plano inclui várias seções que descrevem os riscos potenciais e as estratégias para mitigá-los.

Para oferecer uma visão clara dos riscos, uma planilha assim geralmente inclui um registro de riscos, uma estrutura de detalhamento, uma matriz de risco e um plano de contenção. Aliás, tal modelo de plano de Controle de Riscos ajuda a organizar esses documentos de forma eficaz.

Planilha de Alocação de Recursos

A Planilha de Alocação de Recursos ajuda a identificar, listar e organizar os recursos necessários para concluir seu projeto. Como resultado, ela também auxilia na determinação da quantidade de cada recurso, seu custo e quando ele é necessário.

Os recursos se dividem em duas categorias principais: armazenáveis e não armazenáveis. Recursos armazenáveis estão disponíveis até serem usados, enquanto recursos não armazenáveis precisam ser reabastecidos periodicamente ou utilizados em horários específicos.

Logo, para garantir que você não ultrapasse o orçamento durante a execução do projeto, a Planilha de Alocação de Recursos deve estar integrada ao seu cronograma e orçamento.

Planilha de Gestão de Stakeholders

A Planilha de Gestão de Stakeholders é um documento que descreve como envolver as partes interessadas nos projetos em que estão investidas. Se você é um gerente de projeto, use este modelo para planejar como engajar essas partes e maximizar o impacto positivo em seus projetos.

Cada plano de direção de stakeholders deve ser adaptado às suas necessidades e ao seu projeto. Nesse sentido, esta planilha mantém detalhes importantes do projeto e informações das partes interessadas organizados em um só lugar, facilitando a comunicação e o envolvimento, e contribuindo para o sucesso do projeto.

Planilha de Controle de Prazos e Entregas

A Planilha de Controle de Prazos e Entregas é essencial para manter projetos e tarefas organizados e garantir que tudo seja concluído no prazo. Ela é fácil de usar e oferece várias funcionalidades úteis.

Ela proporciona uma visão clara de todas as tarefas, datas e responsabilidades, facilitando o controle do projeto. Com ela, você estará mais preparado para cumprir prazos, resolver problemas e garantir que seu trabalho seja finalizado a tempo. Portanto, é uma ferramenta valiosa para quem deseja ser mais produtivo e eficiente em suas tarefas e projetos.

Planilha de Análise de KPIs

A Planilha de Análise de KPIs facilita a visualização de todo o seu trabalho, reunindo informações essenciais em um só lugar. Ela permite que você compartilhe dados com sua equipe e acompanhe seu progresso em relação às metas, identificando onde ajustes são necessários para alcançá-las.

Inegavelmente, indicadores-chave de desempenho (KPIs) ajudam a otimizar o ativo mais valioso e a maior despesa da sua organização: os colaboradores. Um modelo de Análise de KPIs fornece uma maneira eficiente de avaliar o progresso da equipe em relação a objetivos específicos ou processos de negócios, como recursos humanos, vendas, marketing ou metas de produção.

Coordenar o desempenho se torna muito mais fácil com uma planilha que oferece uma visualização gráfica do seu status, uma visão das tendências históricas e apoio para decisões mais informadas e impactantes.

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Planilha de Registro de Problemas

Uma Planilha de Registro de Problemas é uma solução que facilita para as equipes catalogarem problemas, planejar estratégias de mitigação e resolvê-los.

Ademais, em qualquer projeto, problemas podem surgir, como recursos que não funcionam como esperado, bugs em software ou reclamações de clientes.

O objetivo dessa planilha é administrar esses problemas e rastrear seu progresso até a resolução. Assim, sua equipe lida com os problemas de maneira rápida e eficiente, evitando que fiquem sem solução por muito tempo.

Planilha de Feedback e Lições Aprendidas

A Planilha de Feedback e Lições Aprendidas ajuda a reunir as experiências positivas e negativas ao longo do ciclo de vida de um projeto. Seu principal objetivo é coletar, compartilhar e aprender com as experiências encontradas, melhorando futuros projetos.

Essas informações são distribuídas para a equipe e aplicadas a projetos semelhantes. A planilha pode ser usada para capturar experiências em qualquer fase ou momento.

Entretanto, é especialmente eficaz quando o gerente de projeto realiza uma sessão de brainstorming com todos os membros da equipe no final de uma fase ou marco importante do projeto.

Benefícios de utilizar Planilhas no Gerenciamento de Projetos

1. Facilidade de Uso

O Excel é fácil de usar e requer pouco treinamento, permitindo que as equipes se concentrem no projeto em vez de no software.

• Interface Intuitiva: simples de navegar.
• Treinamento Mínimo: muitos já conhecem o básico.
• Adaptação Rápida: uso imediato em projetos.

2. Flexibilidade e Personalização

Altamente flexível e capaz de ser adaptado para diferentes projetos, desde simples até complexos.

• Soluções Personalizadas: ajuste planilhas conforme necessário.
• Versatilidade: adequado para vários tipos de projetos.
• Modelos e Fórmulas: oferece muitas opções.

3. Custo-Efetividade

Uma opção econômica, já que muitas empresas possuem o Microsoft Office, evitando custos adicionais.

• Sem Custo Extra: geralmente já disponível.
• Reduz Custos: evita compras adicionais.
• Bom para Orçamentos: ideal para empresas com orçamento limitado.

4. Análise de Dados Avançada

Possui ferramentas avançadas para analisar dados e tomar decisões informadas.

• Ferramentas de Análise: inclui Tabelas Dinâmicas e gráficos.
• Cálculos Complexos: suporta funções avançadas.
• Decisões Baseadas em Dados: analise tendências para decisões precisas.

5. Escalabilidade

O Excel lida bem com grandes volumes de dados e se ajusta ao crescimento dos projetos.

• Suporte a Grandes Dados: eficiente para grandes projetos.
• Flexível para Crescimento: adapta-se ao aumento de dados.

6. Colaboração em Tempo Real

Com Office 365, vários usuários conseguem editar a mesma planilha ao mesmo tempo, além de integrar-se bem com Word, PowerPoint e Outlook.

• Edição Simultânea: vários podem colaborar.
• Acesso Remoto: atualize de qualquer lugar.
• Atualizações em Tempo Real: dados sempre atualizados.

7. Recursos de Relatórios

Fácil criação de relatórios detalhados e visuais.

• Relatórios Personalizáveis: adapte conforme necessário.
• Representação Visual: gráficos e tabelas.
• Rastreamento de Desempenho: acompanhe o progresso.

8. Automação com Macros e VBA

Automatize tarefas repetitivas e reduza erros com macros e VBA.

• Automação: economize tempo.
• Scripts Personalizados: crie funções específicas.
• Redução de Erros: menos erros humanos.

9. Modelos e Recursos

Por último, traz muitos modelos e recursos online para facilitar a chefia de projetos.

• Modelos Prontos: inicie rapidamente.
• Recursos Online: acesso a tutoriais e suporte.
• Personalização: ajuste modelos para suas necessidades.

Como integrar planilhas com outras ferramentas de Gestão de Projetos

Para integrar planilhas com outras ferramentas de controle de projetos, primeiramente, comece exportando seus dados para formatos compatíveis, como CSV ou Excel. Em seguida, importe esses dados para suas ferramentas de organização, como software de rastreamento de tarefas ou plataformas de colaboração.

De maneira idêntica, use APIs ou conectores disponíveis para sincronizar automaticamente as informações entre planilhas e ferramentas, garantindo que todos os dados estejam atualizados em tempo real. Por fim, ajuste as configurações para que as atualizações sejam refletidas em ambas as plataformas, mantendo seu projeto bem-organizado e eficiente.

Considerações finais

Em conclusão, para realizar o controle de projetos com sucesso, torna-se essencial manter a organização e monitorar o progresso em direção às metas. Muitas empresas utilizam o Microsoft Excel para rastrear o avanço dos projetos e organizar informações sobre orçamentos, cronogramas e recursos.

Aprender a usar o Excel para administração de projetos facilita, acima de tudo, a integração desse software em sua estratégia. Conheça os benefícios do desse programa e explore suas funcionalidades para aplicar de forma eficaz em seus projetos.

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