Como criar um Cronograma de Manutenção em Excel: passo a passo completo

Um cronograma de manutenção é essencial para garantir o funcionamento adequado e a durabilidade de qualquer edifício, equipamento ou infraestrutura. Ele inclui inspeções regulares, limpeza, conservação e reparos, ajudando a prevenir avarias, promover a segurança e otimizar o desempenho.

Por que usar o Excel para um Cronograma de Manutenção?

Sendo assim, o Excel se torna uma ferramenta ideal para criar cronogramas de manutenção por sua facilidade de uso e ampla acessibilidade. Primeiramente, ele permite personalizar o cronograma de acordo com suas necessidades específicas, oferecendo várias opções de formatação para propor uma visualização clara e organizada.

Além disso, o Excel automatiza cálculos, como datas e custos de manutenção, o que facilita a atualização do cronograma de maneira rápida e simples. A funcionalidade de filtragem auxilia a manter as informações organizadas e a buscar dados com facilidade.

Por último, mas não menos importante, o programa da Microsoft te dá a opção de manter um registro do histórico das manutenções e compartilhar o cronograma com a equipe de um jeito prático, certificando que o acesso e a colaboração sejam eficazes.

Para se ter uma ideia, o cronograma de manutenção é muito utilizado na indústria, já que tarefas de manutenção preventiva são frequentemente associadas a equipamentos e máquinas que fazem parte do processo de produção. Alguns exemplos são:

• Manutenção de Correias Transportadoras: inspecionar regularmente a máquina e as correias transportadoras para identificar desgaste. Lubrificar as peças móveis e substituir componentes desgastados ou danificados para evitar quebras.
• Manutenção de Robôs: verificar as juntas mecânicas dos robôs, inspecionar motores e sensores internos e externos. Lubrificar as peças móveis e trocar peças desgastadas ou danificadas para garantir o funcionamento.

Portanto, uma planilha de cronograma de manutenção estabelece um processo consistente para assegurar que o equipamento funcione corretamente. Isso previne substituições e quebras inesperadas. Com um cronograma bem gerido, você evita prazos perdidos, entregas atrasadas, clientes insatisfeitos e redução da lucratividade.

E foi pensando nisso, sobretudo, que iremos te ensinar a como criar um modelo para facilitar o seu controle de manutenção.

Passo a passo para criar um Cronograma de Manutenção no Excel

Para criar uma planilha de manutenção, siga estas etapas:

Crie uma nova guia: abra uma nova guia no Excel e nomeie-a como Controle. Você trabalhará com sete colunas: Equipamento/Máquina, Tipo de Manutenção, Data de Manutenção, Frequência, Responsável, Status e Observações. Pinte as células e escolha a cor da fonte conforme sua preferência.

Configure Bordas: retire as linhas de grade e adicione bordas às colunas para uma aparência mais organizada.

Utilize Validação de Dados: para economizar tempo, use a validação de dados para criar listas suspensas. Primeiro, crie uma nova guia chamada Definições.

Crie a guia Definições: na guia Definições, adicione colunas para Equipamento/Máquina, Tipo de Manutenção, Frequência, Responsável e Status, deixando uma coluna em branco entre elas.

Preencha as informações: insira as opções que você usa com frequência no cronograma de manutenção, como nomes de máquinas, tipos de manutenção e responsáveis. Isso evitará que você precise digitar essas informações toda vez.

Volte para a guia Controle: na guia Controle, clique na célula abaixo de Equipamento/Máquina. Em seguida, pressione “Ctrl + Alt + seta para baixo” para selecionar o intervalo desejado.

Configure a Lista Suspensa: vá para o menu Dados e selecione Validação de Dados. Em Permitir, escolha Lista. Em Fonte, clique na seta e selecione o intervalo com as informações da coluna Equipamento/Máquina na guia Definições. Clique em Ok. Agora, você pode escolher a partir dos itens cadastrados em vez de digitar sempre.

Repita o processo: faça o mesmo em seu cronograma de manutenção para as outras colunas, configurando listas suspensas para Tipo de Manutenção, Frequência, Responsável e Status.

Faça backup regular: é importante fazer backup regular da sua planilha. Utilize serviços em nuvem, como Google Drive ou OneDrive, se certificando de manter a planilha atualizada.

Essas etapas ajudarão a manter seu cronograma de manutenção organizado e eficaz.

Exemplo prático

Neste exemplo que criamos, o cronograma de manutenção dá apoio para atestar que a correia transportadora seja inspecionada e lubrificada mensalmente, conforme necessário. Carlos Silva é o responsável por essa tarefa e a manutenção foi concluída. Assim, a planilha viabiliza monitorar a condição do equipamento, planejar futuras manutenções e assegurar a operação contínua e com qualidade das máquinas.

Conclusão

Dessa forma, um cronograma de manutenção preventiva é valioso porque padroniza o planejamento, facilita a leitura e melhora a gestão do orçamento. Ele auxilia a reduzir o risco de defeitos e prolonga a vida útil dos ativos.

Em suma, manter um cronograma regular melhora a capacidade do equipamento, pois quanto menos manutenções, menos otimizado é seu desempenho, podendo causar problemas de qualidade. Logo, um cronograma claro e organizado permite que a equipe de manutenção trabalhe de forma mais eficiente, reduzindo a necessidade de responder a emergências.

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