Olá, pessoal! Hoje vamos falar sobre como aumentar a produtividade no Excel. A ideia é encontrar maneiras de fazer nosso trabalho mais rápido e eficiente. Para isso, você precisa conhecer alguns recursos importantes, como fórmulas, filtros e macros. Fique até o final, pois iremos compartilhar uma dica valiosa!
1. Domine as Fórmulas
As fórmulas são essenciais, sobretudo, para ser produtivo no Excel. Por exemplo, se você tem uma tabela de vendedores e quer saber o total de vendas, use a fórmula =SOMA(intervalo). Isso economiza tempo em comparação com uma calculadora externa.
Para encontrar o maior ou menor valor em uma tabela, use =MÁXIMO(intervalo) ou =MÍNIMO(intervalo). Se precisar da média, a fórmula é =MÉDIA(intervalo).
Um atalho útil para somar rapidamente é usar “Alt + =”. Assim, você evita abrir parênteses manualmente.
2. Extrair Texto para ser produtivo no Excel
Suponha que você tenha uma lista de camisetas com cores. Para extrair a cor de cada item sem copiar e colar manualmente, use a função =EXT.TEXTO(texto; início; número de caracteres). Sendo assim, isso permite que você pegue as cores rapidamente e aplique para toda a coluna.
3. Verificação de Duplicatas
Precisando verificar se há notas fiscais duplicadas, utilize =CONT.SE(intervalo; critério). Logo, o Excel conta quantas vezes cada nota aparece, ajudando você a identificar duplicatas de maneira dinâmica.
4. Use Filtros
Os filtros facilitam a visualização de dados. Se você tem uma tabela de produtos e precisa saber quais estão com estoque zerado, basta aplicar o filtro na coluna de saldo e selecionar apenas os itens com valor zero.
Você também pode usar filtros numéricos para encontrar os 10 itens mais caros. Os atalhos, como pressionar “L” para limpar um filtro, também ajudam a acelerar o processo.
5. Atalhos de Teclado para produtividade
Atalhos de teclado são ótimos para aumentar a produtividade. Por exemplo:
Ctrl + Espaço: seleciona a coluna.
Shift + Espaço: seleciona a linha.
Ctrl + Asterisco: seleciona a tabela inteira.
Vamos deixar um PDF com uma lista de atalhos para você baixar e usar!
6. Preenchimento Automático
O Excel tem uma função de preenchimento automático muito útil para produtividade. Começando com uma lista de meses, como “Janeiro”, você pode arrastar o canto inferior direito da célula para preencher automaticamente “Fevereiro”, “Março”, e assim por diante. Isso também funciona para dias da semana e sequências numéricas.
7. Utilização de Macros
Caso realize tarefas repetitivas, como copiar e formatar tabelas, use macros. Vá até a guia “Desenvolvedor” e grave uma macro para automatizar o processo. Depois, é possível executar essa macro sempre que precisar, economizando tempo.
8. Produtividade: Pincel de Formatação
Uma dica final para ser produtivo no Excel é usar o pincel de formatação. Se vier a desejar aplicar uma formatação específica a várias células, selecione a célula já formatada, clique no pincel e arraste para as outras células. Isso facilita a aplicação de estilos de forma rápida.
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