Mala Direta no Word e Excel

Confira neste conteúdo um passo a passo simples para o preenchimento de formulários do Word com dados de planilhas do Excel, utilizando o recurso Mala Direta.

Você já precisou editar, alguns campos no Word e imprimir vários documentos semelhantes, como por exemplo, uma declaração de forma totalmente manual?

A depender do número de formulários, você certamente trabalhou bastante até editar todos os documentos.

Vamos imaginar, por exemplo, uma empresa que precisa entregar uma declaração a cada um dos seus funcionários ou uma escola que precisa entregar uma declaração para cada aluno matriculado.

Será mesmo que a melhor solução é a edição manual dos documentos? Certamente não.

A melhor opção para este caso é acompanhar esse passo a passo até o final para conhecer e aprender a utilizar o recurso de Mala Direta.

Para ilustrar o nosso passo a passo, utilizaremos um modelo simples de declaração, veja logo abaixo:

Declaração

Declaramos para os devidos fins, que Marcos André Tavares, portador da Carteira Profissional 102030 série 2, exerce a função de Porteiro nesta empresa.

_____________________________________

(Nome do Supervisor Imediato)

Como podemos observar, neste modelo de declaração, temos alguns campos em negrito e variáveis, são eles:

Nome;

Carteira Profissional;

Série;

Função;

Nome do Supervisor Imediato.

Veremos agora, como preencher todos esses campos em lote com a ajuda de uma planilha do Excel.

Passo a Passo: Mala Direta Word / Excel

Com o nosso modelo de declaração preparado no Word e uma planilha em Excel com as informações que precisamos preencher automaticamente separadas por colunas, podemos ir ao primeiro passo.

1º Passo: Mala Direta Word / Excel

Neste primeiro passo, informaremos ao Word a planilha que vamos utilizar como referência para o preenchimento em lote das informações em negrito na nossa declaração.

Para isso, devemos acessar a aba “Correspondências”, opção “Selecionar Destinatários” e por fim, a opção “Usar uma Lista Existente…”, conforme podemos visualizar na imagem abaixo.

Selecione a planilha no local em que você a deixou salva e siga para o próximo passo.

2º Passo: Mala Direta Word / Excel

Após selecionar a planilha, acesse a opção “Inserir Campo de Mensagem”, conforme demonstrado na imagem abaixo.

Observe, que o Word apresentará o nome das colunas da sua planilha em Excel. Sendo assim, basta selecionar o campo que precisa alterar no documento e logo após, escolher a sua correspondência.

Utilizando o campo nome, como exemplo, selecionaremos  “Marcos André Tavares”, clicando logo após na correspondência “Nome”.

Observe na próxima imagem como deverá ficar a apresentação do documento, após a substituição dos campos em negrito por suas correspondências:

Como podemos observar, todos os campos em negrito foram alterados para o nome da sua respectiva coluna correspondente no Excel.

3º Passo: Mala Direta Word / Excel

Após indicar para o Word todas as correspondências desejadas, clique na opção “Visualizar Resultados.”

4º Passo: Mala Direta Word / Excel

Por fim, clique na opção “Concluir e Mesclar” e escolha entre uma das seguintes opções:

Editar Documentos Individuais: O Word criará automaticamente uma nova página para cada formulário. Sendo assim, se temos 10 nomes em nossa planilha do Excel, teremos as 10 páginas correspondentes no Word.

Imprimir Documentos: Utilizando essa opção, você poderá imprimir todas as declarações, cada uma delas com seus respectivos dados.

Enviar mensagem de Email: Por meio dessa opção, você poderá enviar as declarações por email.

Criar, editar ou imprimir formulários e declarações com determinados dados diferentes nunca mais será um problema para você!

Gostou de conhecer o recurso de Mala Direta Word / Excel? Então, não deixe de compartilhar e continuar acompanhando o blog da Smart Planilhas para ter acesso a outras dicas e tutoriais.