Melhores ferramentas de gerenciamento de projetos

Cada um tem uma maneira diferente de gerenciar projetos. Algumas pessoas gostam de usar sua caixa de entrada do e-mail como ferramenta de gerenciamento para acompanhar tarefas. Outras preferem visualizar o trabalho em um quadro Kanban ou em um calendário, enquanto algumas até optam pelo antigo sistema de caneta e papel.

Isso funciona bem para indivíduos. Mas, quando você colabora em projetos em equipe, precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos flexível e eficiente. Ela deve atender às necessidades de todos. Com tantas equipes trabalhando remotamente, é ainda mais urgente ter um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Em síntese, esse programa deve ajudar a rastrear projetos, colaborar e manter todos informados.

Dessa forma, a boa notícia é que existem softwares gratuitos de gerenciamento de projetos. Eles oferecem a flexibilidade necessária para regular tarefas, comunicar-se com as partes interessadas e manter a visibilidade do projeto — tudo sem custo.

Primeiramente, para restringir a lista das melhores ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos online, procuramos aplicativos que atendessem aos seguintes critérios:

• Permitam controlar projetos ilimitados gratuitamente.
• Sejam hospedados pelas empresas fornecedoras, facilitando o uso.
• Ofereçam recursos de colaboração e compartilhamento fáceis de usar.
• Sejam flexíveis, suportando diferentes equipes, tipos de projetos e estilos de organização.
• Se integrem bem com outros softwares populares, como e-mail, Slack, calendários e armazenamento de documentos.

As 8 melhores ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos

Trello

Prós:

• Quadros personalizáveis com Power-Ups ilimitados.
• Interface visual intuitiva.
• Muitos modelos para começar.

Contras:

• Usuários gratuitos só podem usar o Kanban.
• Recursos avançados exigem atualização.

Dentre as principais ferramentas de gerenciamento de projetos simples, o Trello traz uma visualização com quadros Kanban. O plano gratuito oferece até 10 quadros por área de trabalho e usuários ilimitados. Isso a torna ideal para freelancers e equipes.

Você é capaz de criar quadros do zero ou usar modelos prontos para áreas como marketing e design. Em seguida, adicione listas para suas tarefas e personalize-as com etapas do fluxo de trabalho. Insira tarefas como cartões visuais com rótulos, datas, membros e comentários.

Sendo assim, à medida que avança, dá para mover os cartões para a lista apropriada. O menu de atividades ajuda a acompanhar comentários e incumbências relevantes.

Para recursos extras, use os Power-Ups ilimitados, mesmo no plano gratuito. Eles proporcionam visualizar tarefas em um calendário, adicionar opções de votação e muito mais. Você também possui a escolha de integrar o Trello com aplicativos como Gmail e Slack.

Asana

Prós do Asana:

• Flexível para diferentes metodologias e usuários.
• Visualização eficiente de tarefas.
• Lista de tarefas aprimorada com recursos de equipe.

Contras do Asana:

• Atualização pode ser cara.

O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que organiza deveres em seções e sublistas. Ademais, ela também oferece painéis para monitorar o progresso dos projetos. Você pode adicionar, reorganizar e concluir afazeres, assim como em um aplicativo de lista de tarefas, mas com melhores opções de colaboração e organização.

Para tarefas pessoais ou de trabalho que não se encaixam em projetos específicos, você cria listas adicionais compartilhadas apenas com pessoas específicas. Suas atribuições aparecerão na visualização Minhas Tarefas para fácil acesso.

Nesse sentido, seja trabalhando sozinho ou com uma equipe, você pode usar integrações para conectar o Asana a outros aplicativos. Experimente fluxos de trabalho sugeridos ou inspire-se nas automações usadas por outros.

ClickUp – Melhor ferramenta de gerenciamento de projetos para visualizações de tarefas personalizadas

Prós do ClickUp:

• 11 visualizações de tarefas e 4 visualizações de página.
• Plano gratuito muito generoso.

Contras do ClickUp:

• Configuração mais complexa.

O ClickUp se destaca, de maneira idêntica, por oferecer muitas opções de visualização de tarefas, como listas, calendários, e gráficos de Gantt. Ele também possui quatro visualizações de página: Chat, Doc, Embed e uma tela de detalhes de tarefas reformulada. Essas opções ajudam a organizar e visualizar suas tarefas de forma eficiente.

Essa ferramenta de gerenciamento permite personalizar painéis com mais de 20 widgets diferentes, para destacar informações importantes. Entretanto, por mais que a configuração inicial seja mais complexa comparada a outras ferramentas como o Trello, a personalização extra e o plano gratuito compensam. A integração guiada no aplicativo facilita o início.

Wrike

Prós do Wrike:

• Interface semelhante a uma planilha.
• Excelentes recursos de rastreamento de projetos.

Contras do Wrike:

• Plano gratuito mais limitado.
• Menos opções de personalização.

A princípio, se você gosta da flexibilidade das planilhas, o Wrike pode ser ideal. Ele oferece uma interface com colunas para rastrear informações das tarefas, semelhante a uma planilha.

Desse modo, o Wrike possibilita atualizar o status das tarefas (em andamento, em espera, cancelado, concluído) e dos projetos (verde, amarelo, vermelho, em espera, cancelado). Isso facilita a criação de relatórios de status.

Mesmo que o plano gratuito seja útil, recursos avançados como controle de tempo, gráficos de Gantt e painéis personalizados estão disponíveis apenas no plano premium. O Wrike é uma boa escolha se você planeja expandir, pois suporta desde projetos pequenos até operações grandes.

ActiveCollab – Melhor ferramenta de gerenciamento para freelancers e equipes de agências pequenas

Prós do ActiveCollab:

• Controle de tempo, faturamento e despesas integrados.
• Permissões de usuário eficazes.

Contras do ActiveCollab:

• Menos flexível para usos fora do gerenciamento de clientes.
• Plano gratuito e planos Plus limitados a 3 usuários.

O ActiveCollab é ideal para administrar projetos de clientes, incluindo faturamento e controle de tempo. Feito para agências e freelancers, ele viabiliza estimar e controlar o tempo por tarefa, definir tarefas como faturáveis e gerenciar despesas na mesma tela.

O plano gratuito já oferece boas permissões de usuário, permitindo controlar o acesso de clientes sem expor informações indesejadas. Use a opção “Oculto dos clientes” para manter tarefas privadas ou adicione o complemento Cliente+ para uma colaboração mais intensa. Semelhantemente, você também gerencia a carga de trabalho da equipe e obtém relatórios sobre faturas e pagamentos.

Além disso, com o ActiveCollab, você pode criar e enviar estimativas e faturas profissionais e integrar com seu software de pagamentos ou contabilidade para um faturamento mais eficiente.

Airtable

Prós do Airtable:

• Extremamente personalizável.
• Muitos modelos disponíveis para configuração inicial.

Contras do Airtable:

• Configuração mais complexa.
• Interface menos familiar.
• Atualização mais cara.

Se você não encontrou a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal, o Airtable pode ser a solução. Ele oferece uma visualização padrão semelhante a uma planilha e sugere modelos baseados nas necessidades da sua equipe. Você consegue começar com um modelo sugerido e, posteriormente, explorar outros ou criar um projeto (chamado “base”) do zero.

O verdadeiro diferencial do Airtable é sua personalização. Logo, embora exija algum esforço inicial, você pode ajustar tudo, desde metodologias e visualizações até cabeçalhos de coluna e tipos de campo.

Por fim, acesse o Marketplace para escolher entre mais de 80 aplicativos que ajudam a integrar, analisar e enriquecer seus projetos. Ou, se preferir, crie seus próprios aplicativos personalizados.

Jira

Prós do Jira:

• Focado para desenvolvedores e engenheiros.
• Excelente para rastreamento de problemas.
• Mais de 1.000 integrações disponíveis.

Contras do Jira:

• Plano gratuito limitado.
• Menos flexível para equipes diversas.

O Jira é ideal para fluxos de trabalho Scrum e Agile. Na inscrição, ele sugere uma metodologia e um modelo de projeto com base nas suas respostas sobre a equipe e os prazos.

Para projetos Scrum, você pode adicionar épicos e problemas ao backlog, atribuir tarefas a sprints e usar um quadro Scrum para rastreamento. É possível personalizar cabeçalhos de coluna e detalhes dos afazeres.

Igualmente, tal ferramenta de gerenciamento se integra com ferramentas de desenvolvimento como GitHub, GitLab, Sentry e Jenkins, facilitando a atualização e o rastreamento de backlogs. O plano gratuito suporta até 10 usuários, o que é ótimo para pequenas equipes de desenvolvimento. Contudo, tem limitações no controle de acesso.

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Height

Prós do Height:

• Plano gratuito muito generoso.
• Recursos de IA realmente úteis.

Contras do Height:

• Visualização Kanban menos flexível.

Por último, mas não menos importante, o Height é uma excelente escolha dentre as ferramentas de gerenciamento se você busca recursos de IA eficazes. Apesar de muitos aplicativos oferecerem IA, eles geralmente exigem um plano pago ou são menos eficientes. O Height se destaca com seu recurso de inteligência artificial, chamado Copilot, que está em fase teste. Mesmo na versão atual, ele gera resumos de tarefas, cria subtarefas a partir de mensagens, detecta ações duplicadas e sugere melhorias.

Com quatro visualizações disponíveis — planilha, calendário, Kanban e Gantt — e um plano gratuito que inclui usuários ilimitados, 100 automações mensais e acesso ao Copilot, o Height não apenas oferece um plano competitivo e generoso, mas também proporciona flexibilidade e uma ampla gama de recursos para atender suas necessidades.

Qual a melhor ferramenta gratuita de planejamento de projetos?

Honestamente, muitas ferramentas de gerenciamento de projetos online são comuns e muitas vezes seus planos “gratuitos” não são verdadeiramente gratuitos, exigindo um upgrade para gerenciar todos os projetos. Por outro lado, o melhor software gratuito de gerenciamento de tarefas permitirá que você faça o que precisa sem gastar dinheiro e, à medida que suas necessidades crescem, oferece recursos mais avançados em planos pagos.

Portanto, a boa notícia é que o software de planejamento de projetos gratuito é, de fato, gratuito. Isso permite que você experimente diferentes opções, descubra o que funciona para você e, sobretudo, tome uma decisão informada.

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📊 Planilha Gestão de Projetos

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📒 Planilha Kanban Board

📅 Planilha Gerenciamento de Tarefas

Uma alternativa para essas ferramentas de gerenciamento

A Microsoft também desenvolveu um programa que auxilia no gerenciamento de projetos, oferecendo uma interface dinâmica e intuitiva: o MS Project. Consequentemente, temos um curso completíssimo para te capacitar no uso dessa ferramenta. Acesse já!