Manter máquinas, equipamentos e infraestrutura predial funcionando de forma eficiente é essencial para qualquer empresa. A falta de planejamento pode resultar em falhas inesperadas, aumento de custos e interrupções nas operações.
A Planilha de Gestão de Manutenção pode ser uma solução acessível e profissional para controlar ordens de serviço, monitorar cronogramas e gerenciar custos. Veja abaixo os principais conceitos de manutenção e como sua empresa pode otimizar a gestão com a ferramenta certa.
Como funciona a Planilha de Gestão de Manutenção
A planilha oferece funcionalidades essenciais para garantir um controle completo da manutenção. Começando com a emissão da Ordem de Serviço, cada manutenção realizada deve ser documentada por uma OS contendo:
OS de Manutenção
Principais campos da OS:
✅ Solicitante da manutenção;
✅ Setor e local do equipamento;
✅ Descrição do problema e causa identificada;
✅ Serviço realizado e peças substituídas;
✅ Técnico responsável pela execução;
✅ Tempo gasto na manutenção.
Essa documentação garante transparência e histórico confiável.
1. Cadastro de Máquinas e Mantenedores
A Planilha de Gestão de Manutenção permite o cadastro de máquinas e mantenedores e isto é uma etapa fundamental para a gestão correta dos recursos e custos envolvidos nas atividades de manutenção. Nessa planilha, as máquinas são registradas com detalhes como nome, tag, localização, permitindo um controle preciso de cada equipamento. Já os mantenedores são cadastrados com informações como nome, especialidade e custo por hora de trabalho.
O custo por hora dos mantenedores é um dado importante, pois possibilita calcular os gastos totais com mão de obra em cada serviço de manutenção. Ao vincular os mantenedores às máquinas e registrar as horas trabalhadas, a planilha facilita a análise de custos, a programação de manutenções preventivas e a identificação de oportunidades para otimizar recursos.
2. Apontamento de Horas de Manutenção
O registro detalhado das horas trabalhadas na Planilha de Gestão de Manutenção concede a análise da produtividade da equipe, otimiza a alocação de recursos e controla custos de manutenção. Além disso, manter um histórico de quem realizou cada manutenção, o tempo gasto e o custo desse tempo garante maior transparência, simplifica auditorias e contribui para a tomada de decisões estratégicas na gestão da manutenção.
3. Cronograma de Manutenção
O cronograma de manutenção é uma ferramenta importante para garantir a eficiência, segurança e longevidade dos equipamentos e infraestruturas em qualquer setor. Na Planilha de Gestão de Manutenção, ele permite planejar e organizar as atividades de manutenção de forma preventiva, evitando falhas inesperadas, paralisações não programadas e custos elevados com reparos emergenciais.
Com um cronograma bem estruturado, é possível definir prazos para inspeções, revisões e substituições de peças, garantindo que os equipamentos operem sempre em condições ideais.
Cronograma de Manutenção
4. Relatórios e Indicadores de Manutenção
A Planilha de Gestão de Manutenção gera relatórios que facilitam o acompanhamento e a gestão da manutenção, como:
- Relatório de Ordens de Serviço abertas e fechadas;
- Indicadores de manutenção corretiva, preventiva e preditiva;
- Relatório de custos detalhado por equipamento;
- Relatórios mensais e anuais;
- Relatório por máquina.
Relatório de Manutenção por Máquina
Quais setores se aplicam à Planilha de Gestão de Manutenção?
A planilha de manutenção é uma ferramenta versátil e amplamente utilizada em diversos setores para organizar, monitorar e controlar as atividades de manutenção. Alguns dos principais setores que utilizam planilhas de manutenção incluem:
- Indústria e Manufatura:
- Controle de manutenção de máquinas e equipamentos.
- Gestão de paradas programadas para manutenção preventiva.
- Registro de histórico de reparos e substituição de peças.
- Construção Civil:
- Acompanhamento da manutenção de equipamentos de obra (betoneiras, guindastes, etc.).
- Gestão de manutenção predial (elétrica, hidráulica, estrutural).
- Energia e Utilities:
- Manutenção de usinas, turbinas, painéis solares e linhas de transmissão.
- Controle de inspeções em subestações e redes de distribuição.
- Transporte e Logística:
- Manutenção de frota de veículos (caminhões, ônibus, carros).
- Controle de revisões periódicas e troca de peças.
- Saúde:
- Manutenção de equipamentos médicos (ressonância magnética, raio-X, etc.).
- Gestão de infraestrutura hospitalar (ar-condicionado, geradores, sistemas de água).
- Varejo e Comércio:
- Manutenção de sistemas de refrigeração, esteiras e equipamentos de lojas.
- Controle de manutenção de sistemas de segurança e CFTV.
- TI e Telecomunicações:
- Manutenção de servidores, data centers e infraestrutura de rede.
- Gestão de atualizações e reparos em equipamentos de telecomunicações.
- Agronegócio:
- Manutenção de tratores, colheitadeiras e outros equipamentos agrícolas.
- Controle de inspeções em sistemas de irrigação e silos.
- Educação:
- Manutenção de infraestrutura escolar (laboratórios, quadras, sistemas elétricos).
- Gestão de equipamentos audiovisuais e computadores.
- Hotelaria e Turismo:
- Manutenção de sistemas de ar-condicionado, piscinas e elevadores.
- Controle de reparos em quartos e áreas comuns.
- Aviação:
- Manutenção de aeronaves (inspeções, revisões e reparos).
- Gestão de peças e componentes substituídos.
- Saneamento Básico:
- Manutenção de estações de tratamento de água e esgoto.
- Controle de inspeções em redes de distribuição e coleta.
Benefícios de usar uma Planilha de Gestão de Manutenção
São diversos os benefícios, conforme já citado acima, mas abaixo deixamos listados os principais:
✔ Redução de custos com planejamento e controle eficientes dos gastos;
✔ Maior disponibilidade dos equipamentos, minimizando paradas inesperadas;
✔ Aumento da produtividade da equipe por meio da otimização da mão de obra;
✔ Tomada de decisões estratégicas baseada em dados e relatórios confiáveis.
Outro ponto a se destacar é como a Planilha de Gestão de Manutenção organiza o setor de manutenção:
📌 Ordens de serviço abertas e pendentes;
📌 Manutenções corretivas, preventivas e preditivas;
📌 Separação de custos por mão de obra e material;
📌 Mão de obra e horas trabalhadas.
Tipos de Manutenção e sua importância
A gestão eficiente da manutenção depende da adoção dos tipos corretos de manutenção. Veja abaixo as principais abordagens e seus benefícios:
1. Manutenção Corretiva
A manutenção corretiva ocorre após a falha do equipamento. Embora seja inevitável em alguns casos, ela pode resultar em custos elevados e impactar negativamente a produtividade.
2. Manutenção Preventiva
A manutenção preventiva é planejada com o objetivo de evitar falhas inesperadas. Baseia-se em inspeções regulares e reparos programados, reduzindo significativamente o risco de paradas emergenciais.
3. Manutenção Preditiva
A abordagem preditiva utiliza o monitoramento contínuo e tecnologias avançadas para prever falhas antes que ocorram. Essa estratégia reduz custos a longo prazo e aumenta a confiabilidade dos equipamentos.
Conceitos estratégicos que a Planilha de Gestão de Manutenção abrange.
Duas estratégias amplamente utilizadas para otimizar a gestão da manutenção são o PCM (Planejamento e Controle da Manutenção) e o TPM (Manutenção Produtiva Total).
1. PCM (Planejamento e Controle da Manutenção)
O PCM visa organizar e otimizar todas as atividades de manutenção, garantindo:
✔️ Maior agilidade no reparo de falhas;
✔️ Redução de desperdícios;
✔️ Melhor controle dos custos de manutenção.
Uma planilha bem estruturada pode auxiliar no PCM ao registrar ordens de serviço, custos e programar manutenções preventivas e preditivas.
2. TPM (Manutenção Produtiva Total)
O TPM busca a melhoria contínua e envolve toda a equipe na gestão da manutenção. Seu principal objetivo é eliminar falhas e desperdícios, aumentando a eficiência produtiva. Uma boa planilha, como a Planilha de Gestão de Manutenção, contribui fornecendo dados para análise e tomada de decisão estratégica.
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