Planilha Gestão de Frota e de Controle

O uso de uma planilha de gestão de frota é fundamental para gerenciar os veículos de uma empresa de forma eficiente. Através da administração adequada de sua frota, você pode controlar diversas funções importantes, tais como combustível, manutenção, controle operacional, entre outras. Ao gerir sua frota com eficiência, você pode mensurar custos de maneira precisa, prever cenários desfavoráveis e utilizar seus recursos de forma adequada, o que é essencial para o sucesso de qualquer empresa.

Devido à relevância do gerenciamento de custos, a gestão é responsável por criar fluxos de processos, avaliar a eficácia dos condutores profissionais e garantir a disponibilidade dos veículos. No entanto, com o avanço da tecnologia, é possível obter informações confiáveis sobre perdas e ganhos, o que proporciona segurança e uma apuração precisa das infrações cometidas.

É importante ressaltar que a nossa planilha de gestão de frotas pode ser uma ferramenta valiosa para ajudá-lo a identificar dados relevantes e a determinar as melhores ações a serem implementadas.

Planilha de Gestão de Frota Excel: Como Funciona

A gestão de frotas é uma atividade (exclusiva ou não do profissional) voltada para administrar veículos próprios ou de terceiros, além de organizar, aperfeiçoar e acompanhar de perto dos custos diretos e indiretos relacionados à frota. Portanto, muita gente desconhece é que a frota nem sempre quer dizer um volume grande de veículos. Entretanto, Uma gestão também abarca somente um veículo, o que contempla benefícios consideráveis para quem olha os custos de uma empresa.

Todavia, o procedimento de gestão de frotas vai muito além de coordenar a operação ou de cuidar dos veículos. Portanto, em função disso, a gestão de frotas e de controle demanda atenção plena dos motoristas, averiguar se as funções desempenhadas estão alinhadas aos padrões de segurança e de eficácia estabelecidos. Assim, as tarefas importantes são priorizadas e as irregulares são eliminadas por completo. Os benefícios são:

1. Conduzir as operações como licenças, IPVA e emplacamento;
2. Mensurar o desempenho e produtividade dos motoristas;
   
3. Monitorar e diminuir as despesas.

Entretanto, com o modelo da Planilha de Gestão de Frotas da Smart Planilhas, não há limite de meses e anos, além do mais é desenvolvida em programação VBA, portanto, tornando-a muito mais ágil e segura para o alto desempenho para seus negócios. Por fim, os lançamento são realizados em formulários que validam os dados e informam se há erros ou falta de informação evitando assim falha de digitação e inconsistências nos relatórios.

1) Cadastro de Veículos

O Cadastro de Veículos possui vários detalhes importantes para o controle como Tipo de Veículo, Dados e Característica físicas.

2) Cadastro de Motorista

Cadastre os motorista que fazem uso de sua Frota, o cadastro permite controle de motorista Próprio e Terceirizados. Informe também o Salário dos motorista para, posteriormente, realizar cálculo de viabilidade.

3) Controle de Despesas

Controlar as Despesas é mandatório em qualquer gestão, portanto, na Planilha Gestão e Controle de Frota esta funcionalidade é bem completa e por padrão já vem cadastrado despesas comum como consumo de Combustível, Pedágio, Hospedagem, Alimentação etc. Portanto, a planilha permite cadastrar outras despesas de acordo com seu negócio.

4) Controle de Manutenção da Frota

Um dos principais gastos na Gestão de frota é com Manutenção dos veículos. Portanto, com esta planilha você terá o controle de Manutenção por veículo podendo cadastrar oficinas e Serviços. Por fim, todos registros de manutenção gerará um histórico por veículos e auxiliará o controle do gestor.

Contudo, Ainda no Módulo de Manutenção contém o menu Controle de Trocas. Portanto, nesta parte o gestor terá um controle visual das pendencias com  troca de diversos itens como Pneu, Óleo, freio, filtros etc. Entretanto, estes itens serão atualizados automaticamente de acordo com o KM atualizado no hodômetro do veículo.

5) Controle de Viagem

Aqui você lançará as viagens por veículo. Contudo, Todos os controles da Planilha Gestão e Controle de Frota são vinculado com este lançamento. No formulário portanto, informa dados como Hodômetro, informações da viagem (Data, veículos, Motorista, Rotas, Despesas) e por fim o valor da viagem.

Um outro diferencial desta planilha está no Cadastro de Rota Padrão. Caso seus veículos realizam a mesma rota com frequência você pode usar desta funcionalidade,portanto, reduzirá o trabalho de lançamento.

6) Relatórios Gerenciais da Planilha para Gestão de Frota

A planilha para gerenciamento de frota fornece os Relatórios:

• Resultados (Total ou por veículo)

• Relatórios de gastos (Total, por veículo, por motorista)

• Relatório de Manutenção (Total, por veículo, por oficina)

Observação: Todos relatórios são mensais e anuais.

Quer mais?!

7) Viabilidade da Frota

Este é uma das funções mais importante da planilha e sem dúvida um diferencial.

Qual seu custo previsto por veículo?

Será que você está atingindo o ponto de equilíbrio do seu recurso?

Será que compensa terceirizar?

Esta planilha te auxiliará com estás questões fundamentais para seu negócio!

A planilha possuí uma calculadora de custo FIXOS e VARIÁVEIS considerando os seguintes pontos:

7.1) Consumo

-Consumo de combustível

-Consumo de Arla 32

-Consumo de Pneu

7.2) Mão de Obra

-Salário do Motorista

-Encargos Sociais

7.3) Manutenção

-Previsão de custos com manutenção

-Lubrificações

-Limpezas

7.4) Documentação e Seguros

-Custo com IPVA, DPVAT, Licenciamento -Seguro anual

-Seguro RCF -Rastreamento

7.5) Depreciação do Veículo

-Custo de depreciação

-Custo de troca (caso se aplique)

-Custo do capital anual (caso se aplique)

7.6) Outros

Permite cadastro ainda de outros 5 custo fixos ou variáveis (ex. garagem, ajudante, etc)

Após ter o custo do veículo previsto a planilha traz um relatório que atualiza conforme as viagens e mostra se você está dentro ou fora do previsto.