Planilha Gestão de Frota e de Controle

O uso de uma planilha de gestão de frota é fundamental, sobretudo, para gerenciar os veículos de uma empresa de forma eficiente. Através da administração adequada de sua frota, você pode controlar diversas funções importantes, tais como combustível, manutenção, controle operacional, entre outras. Ao gerir sua frota com eficiência, você consegue mensurar custos de maneira precisa, prever cenários desfavoráveis e utilizar seus recursos de forma adequada, o que é essencial para o sucesso de qualquer empresa.

Nesse sentido, devido à relevância do gerenciamento de custos, a gestão é responsável por criar fluxos de processos, avaliar a eficácia dos condutores profissionais e garantir a disponibilidade dos veículos. No entanto, com o avanço da tecnologia, é possível obter informações confiáveis sobre perdas e ganhos, o que proporciona segurança e uma apuração precisa das infrações cometidas.

É importante ressaltar que a nossa Planilha de Gestão de Frotas pode ser uma ferramenta valiosa para ajudá-lo a identificar dados relevantes e a determinar, definitivamente, as melhores ações a serem implementadas.

Planilha de Gestão de Frota Excel: Como Funciona

A gestão de frotas é uma atividade (exclusiva ou não do profissional) voltada para administrar veículos próprios ou de terceiros, além de organizar, aperfeiçoar e acompanhar de perto dos custos diretos e indiretos relacionados à frota. Assim, muita gente desconhece é que a frota nem sempre quer dizer um volume grande de veículos. Uma gestão também abarca somente um veículo, o que contempla benefícios consideráveis para quem olha os custos de uma empresa.

Porém, o procedimento de gestão de frotas vai muito além de coordenar a operação ou de cuidar dos veículos. Em função disso, a gestão de frotas e de controle demanda atenção plena dos motoristas, averiguar se as funções desempenhadas estão alinhadas aos padrões de segurança e de eficácia estabelecidos. Dessa forma, as tarefas importantes são priorizadas e as irregulares são eliminadas por completo. Os benefícios são:

1. Conduzir as operações como licenças, IPVA e emplacamento;
2. Mensurar o desempenho e produtividade dos motoristas;
3. Monitorar e diminuir as despesas.

Com o modelo da Planilha de Gestão de Frotas da Smart Planilhas, você precisa se preocupar com prazo limite de uso. Por ser desenvolvida em programação VBA, isso a torna muito mais ágil e segura para o alto desempenho dos seus negócios. Em suma, os lançamento são realizados em formulários, que validam os dados e informam se há erros ou falta de informação, evitando falhas de digitação e inconsistências nos relatórios.

1) Cadastro de Veículos

O Cadastro de Veículos possui vários detalhes importantes para o controle, como Tipo de Veículo, Dados e Característica físicas.

2) Cadastro de Motorista

Cadastre os motorista que fazem uso de sua Frota. O cadastro permite controle de motorista Próprio e Terceirizados. Além disso, informe também o Salário dos motorista para, posteriormente, realizar o cálculo de viabilidade.

3) Controle de Despesas

Controlar as Despesas é mandatório em qualquer gestão. Sendo assim, na Planilha Gestão e Controle de Frota, esta funcionalidade é bem completa, possuindo algumas despesas comuns cadastradas, como consumo de Combustível, Pedágio, Hospedagem, Alimentação etc. Ou seja, a planilha permite adicionar outras despesas de acordo com o seu negócio.

4) Controle de Manutenção da Frota

Um dos principais gastos na gestão de frota é com a Manutenção dos veículos. Antes de tudo, com esta ferramenta, você poderá cadastrar oficinas e serviços. Logo em seguida, com estes registros, será gerado um histórico por veículos.

Adicionalmente nesse módulo, veremos o menu Controle de Trocas. Similarmente, nesta parte, o gestor terá um controle visual das pendências com troca de Pneu, Óleo, freio, filtros etc. É importante destacar que esses itens serão automaticamente atualizados conforme o quilometragem anotada no hodômetro do veículo.

5) Controle de Viagem

Nesta seção, você irá lançar as viagens por veículo. Todos os controles da Planilha de Gestão e Controle de Frota estão integrados a este registro. No formulário, você deve fornecer dados como hodômetro, informações da viagem (data, veículo, motorista, rota, despesas) e, por fim, o valor da viagem.

Um outro diferencial desta planilha está no Cadastro de Rota Padrão. Caso seus veículos realizam a mesma rota com frequência, você pode usar desta funcionalidade, reduzindo o trabalho de lançamento.

6) Relatórios Gerenciais da Planilha para Gestão de Frota

A planilha para gerenciamento de frota fornece os Relatórios:

• Resultados (Total ou por veículo)

• Relatórios de gastos (Total, por veículo, por motorista)

• Relatório de Manutenção (Total, por veículo, por oficina)Observação: Todos relatórios são mensais e anuais.

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7) Viabilidade da Frota

Este é uma das funções mais importante da planilha e sem dúvida um diferencial.

Qual seu custo previsto por veículo?

Será que você está atingindo o ponto de equilíbrio do seu recurso?Será que compensa terceirizar?Esta planilha te auxiliará com estas questões fundamentais para seu negócio!

Ela possuí uma calculadora de custo FIXOS e VARIÁVEIS, considerando os seguintes pontos:

7.1) Consumo

-Consumo de combustível-Consumo de Arla 32

-Consumo de Pneu

7.2) Mão de Obra

-Salário do Motorista-Encargos Sociais

7.3) Manutenção

-Previsão de custos com manutenção

-Lubrificações-Limpezas

7.4) Documentação e Seguros

-Custo com IPVA, DPVAT, Licenciamento

-Seguro anual-Seguro RCF

-Rastreamento

7.5) Depreciação do Veículo

-Custo de depreciação-Custo de troca (caso se aplique)-Custo do capital anual (caso se aplique)

7.6) Outros

Permite o cadastro de outros 5 custo fixos ou variáveis (ex. garagem, ajudante etc.)Após ter o custo do veículo previsto, a planilha traz um relatório que atualiza conforme as viagens e mostra se você está dentro ou fora do previsto.

Como fazer gestão de frota?

Para evitar problemas no gerenciamento de frota, é fundamental estabelecer políticas claras e documentadas sobre uso, custos e treinamentos. Definir metas específicas ajuda a manter todos na mesma página, visando melhorar a utilização dos veículos e a segurança dos motoristas. Similarmente, escolher veículos adequados às necessidades da empresa pode resultar em economia a longo prazo.

É importante gastar com sabedoria, considerando a possibilidade de alugar veículos e avaliar todos os custos operacionais. Contratar motoristas qualificados e oferecer treinamentos regulares pode aumentar a produtividade e a segurança nas estradas. A manutenção regular dos veículos é crucial para evitar problemas e garantir o funcionamento adequado da frota.Manter registros detalhados e analisar dados de desempenho e custos também é essencial. Por fim, utilizar tecnologia, como sistemas de rastreamento GPS, facilita o controle e melhora a segurança, ajudando, sobretudo, a reduzir custos operacionais.

Quais são os indicadores essenciais para manter uma boa gestão de frota?

Para gerenciar uma frota de forma eficaz, é essencial controlar custos e manter o orçamento. Uma planilha de gerenciamento permite rastrear despesas em tempo real, identificar tendências e calcular o custo total de propriedade dos veículos. Do mesmo modo, a manutenção regular reduz o tempo de inatividade, enquanto KPIs ajudam a monitorar a saúde da frota.

A substituição de veículos deve ser feita no momento certo, considerando custos de manutenção. O gerenciamento do consumo de combustível e a conformidade com os Relatórios de Inspeção são cruciais. Por último, garantir a segurança dos motoristas por meio de monitoramento é fundamental.

Gere mais eficiência para a sua frota com a nossa planilha de controle premium

Na Smart Planilhas, prometemos aos gerentes de frota uma experiência personalizada ao implementar nossas ferramentas de gerenciamento. Adotamos uma abordagem prática para otimizar a eficiência, focando nas necessidades mais relevantes.

Nossas soluções são fáceis de usar, oferecendo automação para tarefas sem interromper seu fluxo de trabalho. Assim, você consegue economizar tempo e custos em toda a frota.

Saiba a importância do controle de frota

Acima de tudo, entender os principais objetivos de uma empresa e como motoristas e veículos podem apoiá-los é imprescindível para o sucesso de qualquer operação de frota. Como se costuma dizer, “você não pode medir o que não pode ver.” Por isso, o controle de frota é útil para administrar custos, assegurar a segurança dos motoristas, manter a responsabilidade dos usuários e proteger a reputação da organização.

A Planilha Gestão de Frota facilita o monitoramento da saúde dos veículos, manutenção, custos de combustível, desempenho dos motoristas e outras variáveis. Todas essas informações podem impactar significativamente os resultados financeiros da empresa.

Garantia e suporte

A planilha inclui um vídeo que explica como utilizá-la de forma clara. Igualmente, se você tiver alguma dúvida, pode contar com nosso chat online ou enviar uma mensagem pelo WhatsApp. Estamos aqui para ajudar!

Como eu recebo o acesso a planilha?

Nós enviaremos a planilha para o e-mail cadastrado durante a compra. Fique atento, pois, em alguns casos, o arquivo pode acabar na pasta de Spam ou Lixo eletrônico.