O que é melhor: software ou planilha para gestão de manutenção?

Você sabe que gerenciar ativos e realizar a sua manutenção de forma eficaz é importante para o sucesso de qualquer organização. Trata-se de uma decisão significativa que muitas empresas enfrentam: escolher entre usar um software especializado ou continuar com planilhas. Este artigo vai explorar as vantagens e desvantagens de cada abordagem para ajudar você a decidir a melhor opção para seu negócio.

Facilidade de acesso às informações com o software

Primeiramente, uma grande vantagem dos softwares é a facilidade de acesso às informações. Com funções de pesquisa, os responsáveis podem encontrar rapidamente detalhes específicos do ativo, como ordens de serviço, manuais e registros de manutenção. Esse acesso rápido economiza tempo e aumenta a eficiência em comparação à pesquisa manual em várias planilhas.

Além disso, os sistemas oferecem recursos mais completos para relatórios. Com poucos cliques, é possível gerar insights detalhados sobre o desempenho do maquinário, custos de manutenção e muito mais. Esses relatórios auxiliam as empresas a tomar decisões amparadas e otimizar suas estratégias de manutenção.

Consolidação e atualização de dados para a manutenção

Outra vantagem do software é a consolidação das informações. Ele reúne dados sobre garantias, manuais e cronogramas de manutenção em um único lugar. Isso simplifica o controle e reduz o risco de perda de dados importantes.

Em contraste, planilhas exigem atualização manual e são capazes de levar a erros e números desatualizados, causando confusão e ineficiências. O software também fornece atualizações em tempo real, permitindo que todos os envolvidos acessem informações atualizadas. Com acesso instantâneo a históricos e métricas de desempenho, os responsáveis podem priorizar tarefas com base em dados críticos, melhorando o tempo de atividade e reduzindo o tempo de inatividade.

Relatórios e análises abrangentes

O software também dá a opção de gerar relatórios e análises detalhadas sobre o desempenho dos equipamentos e atividades de revisão. Esses relatórios ajudam a identificar tendências, incrementar cronogramas de manutenção e tomar decisões apuradas em dados. Análises básicas apoiam na hora de resolver problemas, estender a vida útil dos bens e maximizar o retorno sobre o investimento.

Escalabilidade e flexibilidade do software

Os softwares são escaláveis e adaptáveis a todas as organizações, desde pequenas empresas até grandes corporações. À medida que as operações crescem, os sistemas se expandem para atender às novas necessidades. Muitos provedores oferecem soluções baseadas em nuvem, permitindo acesso de qualquer lugar com conexão à internet.

Contudo, as planilhas têm escalabilidade limitada e podem se tornar difíceis de lidar à medida que o volume de dados aumenta. Dessa forma, expandir e modificar sistemas baseados em Excel exige esforço manual e limita a acessibilidade e a colaboração.

Escolher o software certo proporciona transformar a administração de patrimônio da sua empresa, tornando-o mais eficiente e menos propenso a erros, enquanto as planilhas se tornam um desafio à medida que suas necessidades crescem.

E quanto ao Excel?

Muitas organizações começaram a digitalizar a gestão de manutenção usando planilhas de Excel. Embora tenha sido um avanço em relação aos formulários em papel, ainda havia espaço para melhorias.

Vantagens do uso do Excel para gerenciamento de manutenção:

1. Planejamento e Atualizações: um arquivo do Excel bem estruturado mostra aos técnicos quando e onde realizar o trabalho. Após a conclusão, eles atualizam o arquivo com informações sobre o trabalho realizado, produtos usados e outros detalhes.
2. Relatórios e Análises: os gerentes de manutenção conseguem usar o Excel para preparar relatórios e análises. Contudo, esse processo ainda é bastante manual e pode exigir bastante tempo e esforço.
3. Facilidade de Configuração: criar e configurar um arquivo no Excel para a organização de manutenção é relativamente fácil para quem sabe usar o programa.
4. Acessibilidade: as planilhas são amplamente acessíveis e geralmente já estão disponíveis na organização para outros usos, o que facilita a adoção inicial.

Nesse sentido, apesar de o Excel ter sido um ótimo passo inicial, ele ainda possui limitações que podem ser superadas com soluções mais avançadas de software.

Onde as planilhas vencem os softwares

Aproveitar planilhas geralmente não tem custo inicial. Toda empresa tem o Microsoft Excel, então não há custo adicional para usar este aplicativo para rastrear maquinários e sua manutenção. No entanto, os ganhos que um sistema fornece são claros quando você olha para o retorno de investimento.

Considerações finais

Em resumo, enquanto planilhas servem para gerenciar operações de manutenção de forma básica, o software é mais completo e eficiente. As vantagens de um sistema são claras: ele melhora a eficiência, acessibilidade e conformidade.

Com um software, as empresas conseguem centralizar e otimizar o gerenciamento de ativos, economizando tempo e orçamento. Oferecendo recursos especializados, administração centralizada de dados, colaboração e escalabilidade, um sistema ajuda as organizações a aprimorar suas operações de manutenção, aumentar a produtividade e garantir o sucesso a longo prazo.

Portanto, investir em um sistema pode transformar suas operações e melhorar significativamente o desempenho e a eficácia.

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