Você já ouviu falar no 5W2H, sabe como funciona e conhece os benefícios desta importante ferramenta para o desenvolvimento das tarefas e rotinas da sua empresa?
Neste conteúdo, a Smart Planilhas apresenta o 5W2H, explicando o seu funcionamento , como também a sua utilidade e aplicação nas empresas em geral.
O que é o 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta que surgiu no Japão durante estudos de profissionais da indústria automotiva que buscavam um meio de otimizar a produção e ao mesmo tempo manter a qualidade dos produtos.
Um plano de ação 5W2H funciona como uma espécie de checklist com atividades, prazos e responsabilidades que precisam ser desenvolvidas de forma coordenada para a execução eficiente de determinados projetos e tarefas.
A sigla é formada por sete regras que devem ser respeitadas para o sucesso dos projetos, são elas:
- What (o que será feito?);
- Why (por que será feito?);
- Where (onde será feito?);
- When (quando será feito?);
- Who (por quem será feito?);
- How (como será feito?);
- How much(quanto vai custar?).
Na prática, todo projeto ou tarefa a ser desenvolvida com base no 5W2H devem responder de forma clara e objetiva as perguntas listadas acima.
Como fazer um plano de ação 5W2H?
Como uma ferramenta prática e intuitiva, o 5W2H permite que as empresas implementem melhorias nos seus processos sem a necessidade de realizar altos investimentos em ferramentas e treinamento.
É possível implantar um plano 5W2H com o auxílio de ferramentas de baixo custo, como por exemplo, uma planilha de Excel.
Com a ajuda do Excel podemos dividir as ações em 7 colunas, uma para cada pergunta e resposta do 5W2H.
Veja abaixo, um exemplo prático de uso dessa importante ferramenta para gestão de processos e atividades:
- What (o que será feito?) – Criar um site para a empresa;
- Why (por que será feito?) – Aumentar a visibilidade da marca na internet;
- Where (onde será feito?); – No departamento de TI
- When (quando será feito?) – Na 2ª quinzena de agosto;
- Who (por quem será feito?) – Felipe;
- How (como será feito?) – Por meio de ferramentas para desenvolvimento web;
- How much(quanto vai custar?) – R$ 2.000,00.
Como podemos observar, com a ajuda do 5W2H, temos diversas informações sobre cada projeto, antes mesmo de iniciarmos a sua execução.
Esse tipo de organização é essencial para redução de custos, melhoria nos controles internos e maior assertividade dos processos como um todo.
Quais são as principais vantagens do 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta capaz de oferecer uma série de vantagens para as empresas, dentre as quais podemos destacar:
- Cumprimento de prazos e tarefas;
- Desenvolvimento a análise de planos de ação;
- Análise simplificada de processos;
- Otimização de processos internos;
- Melhoria do desempenho operacional;
- Redução de custos operacionais.
Implemente o 5W2H nas rotinas e operações da sua empresa, melhore processos, reduza custos e torne a sua empresa mais competitiva no mercado.
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