Plano de ação 5W2H

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Você já ouviu falar no 5W2H, sabe como funciona e conhece os benefícios desta importante ferramenta para o desenvolvimento das tarefas e rotinas da sua empresa?

Neste conteúdo, a Smart Planilhas apresenta o 5W2H, explicando o seu funcionamento , como também a sua utilidade e aplicação nas empresas em geral.

O que é o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta que surgiu no Japão durante estudos de profissionais da indústria automotiva que buscavam um meio de otimizar a produção e ao mesmo tempo manter a qualidade dos produtos.

Um plano de ação 5W2H funciona como uma espécie de checklist com atividades, prazos e responsabilidades que precisam ser desenvolvidas de forma coordenada para a execução eficiente de determinados projetos e tarefas.

A sigla é formada por sete regras que devem ser respeitadas para o sucesso dos projetos, são elas:

  • What (o que será feito?);
  • Why (por que será feito?);
  • Where (onde será feito?);
  • When (quando será feito?);
  • Who (por quem será feito?);
  • How (como será feito?);
  • How much(quanto vai custar?).

Na prática, todo projeto ou tarefa a ser desenvolvida com base no 5W2H devem responder de forma clara e objetiva as perguntas listadas acima.

Como fazer um plano de ação 5W2H?

Como uma ferramenta prática e intuitiva, o 5W2H permite que as empresas implementem melhorias nos seus processos sem a necessidade de realizar altos investimentos em ferramentas e treinamento.

É possível implantar um plano 5W2H com o auxílio de ferramentas de baixo custo, como por exemplo, uma planilha de Excel.

Com a ajuda do Excel podemos dividir as ações em 7 colunas, uma para cada pergunta e resposta do 5W2H. 

Veja abaixo, um exemplo prático de uso dessa importante ferramenta para gestão de processos e atividades:

  • What (o que será feito?) – Criar um site para a empresa;
  • Why (por que será feito?) –  Aumentar a visibilidade da marca na internet;
  • Where (onde será feito?); – No departamento de TI
  • When (quando será feito?) – Na 2ª quinzena de agosto;
  • Who (por quem será feito?) – Felipe;
  • How (como será feito?) – Por meio de ferramentas para desenvolvimento web;
  • How much(quanto vai custar?) – R$ 2.000,00.

Como podemos observar, com a ajuda do 5W2H, temos diversas informações sobre cada projeto, antes mesmo de iniciarmos a sua execução. 

Esse tipo de organização é essencial para redução de custos, melhoria nos controles internos e maior assertividade dos processos como um todo.

Quais são as principais vantagens do 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta capaz de oferecer uma série de vantagens para as empresas, dentre as quais podemos destacar:

  • Cumprimento de prazos e tarefas;
  • Desenvolvimento a análise de planos de ação;
  • Análise simplificada de processos;
  • Otimização de processos internos;
  • Melhoria do desempenho operacional;
  • Redução de custos operacionais.

Implemente o 5W2H nas rotinas e operações da sua empresa, melhore processos, reduza custos e torne a sua empresa mais competitiva no mercado.

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