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Gestão de pessoas em home office: como fazer de forma eficiente?

Conheça algumas ferramentas para fazer a gestão de pessoas em home office e garantir remotamente a produtividade da sua equipe de trabalho

Inserido na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) através da Lei 13.467/2017, mais conhecida como Reforma Trabalhista, o teletrabalho vem se popularizando a cada dia. Entretanto, com essa modalidade de trabalho, surge um novo desafio sobretudo para os gestores, que é saber como fazer a gestão de pessoas em home office.

De fato, essa não é uma tarefa das mais fáceis. Afinal, manter a equipe comprometida e principalmente produtiva remotamente requer primeiramente adaptação e planejamento. Mas, a boa notícia é que é possível fazer uma boa gestão de pessoas em home office com o uso de algumas ferramentas específicas. Por isso, neste artigo você encontrará algumas delas. Acompanhe.

Gestão de pessoas em home office: como fazer de forma eficiente?

Para algumas empresas, o teletrabalho já faz parte da rotina dos seus colaboradores. Já para outras, o convite para a modalidade home office foi feito pela pandemia da COVID-19.

O fato é que a cada dia que passa mais as empresas compreendem o quão vantajoso é o trabalho remoto. Afinal, ele representa redução de custos com transporte, com energia elétrica e ainda proporciona mais qualidade de vida aos funcionários, que não precisam enfrentar horas de trânsito para chegarem até a empresa e ainda podem acompanhar de perto a rotina dos filhos.

Entretanto, em meio a esse novo cenário, surgem algumas dúvidas. Entre elas, quais seriam as melhores estratégias para oferecer à equipe uma boa liderança, mesmo a distância. Por isso, confira a seguir 5 boas práticas para fazer a gestão de pessoas em home office.

1. Forneça os recursos necessários para o trabalho remoto

Para gerenciar uma equipe remotamente e ter resultados eficazes é preciso primeiramente definir quais recursos serão utilizados para a colaboração digital. Entretanto, é preciso partir do princípio que nem todos têm um computador com configurações atualizadas, internet de alta velocidade ou ainda, que saibam lidar com ferramentas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, por exemplo.

Portanto, o primeiro passo para fazer uma boa gestão de pessoas em home office é justamente oferecer a elas os recursos e treinamentos necessários para que possam desenvolver um trabalho de qualidade. Dessa forma, o fornecimento de notebooks, plano de dados e ensinamentos para utilizar arquivos em redes ou pastas compartilhadas na internet se faz necessário.

2. Defina o horário de trabalho

Também é provável que quem não está familiarizado com o trabalho remoto acredite na possibilidade fazer os seus próprios horários. Porém, em um trabalho em equipe, a coisa não funciona bem assim. Pelo contrário, é preciso ter disciplina, cumprir prazos e horários, incluindo a pausa para almoço e lanche, quando houver.

Aliás, essa é mais uma tarefa do gestor, deixar bem claro para a sua equipe qual o horário de trabalho de cada um. E nesse sentido, ter uma planilha de registro de ponto pode ser bem útil para garantir que o funcionário cumpra a jornada de trabalho mesmo a distância.

É papel do gestor definir o horário de trabalho de cada colaborador

3. Defina as tecnologias que serão utilizadas para alinhar tarefas

Além da planilha de registro de ponto, algumas ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes também são indispensáveis para fazer a gestão de pessoas em home office, a saber:

Para quem não sabe, o Trello é uma ferramenta colaborativa baseada no método Kanban. Com ele, em um único lugar toda a equipe tem acesso às tarefas e às etapas de trabalho a seguir, bem como às datas em que cada uma deve ser entregue.

O mais interessante do Trello é o recurso visual que ele oferece aos seus usuários. Através de listas e cards que podem ser personalizados, o gestor pode acompanhar cada ação da equipe de trabalho, do início ao fim.

Semelhantemente ao Trello, o Asana também é uma ferramenta colaborativa. No entanto, geralmente ela é adotada para gerenciar projetos maiores, já que possui algumas funcionalidades a mais do que a opção anterior. Entre elas, destacam-se a emissão de relatórios e a definição de prioridades.

Enquanto isso, o Slack reúne em um só lugar toda a comunicação da equipe, que podem ser divididas em canais. Assim, os gestores podem direcionar a conversa para os membros da equipe específicos, como design, jurídico, financeiro e vendas, por exemplo. Como resultado, temos uma comunicação mais direta, amigável e assertiva.

4. Reúna a equipe virtualmente

Ademais, criar uma rotina onde todos compreendam o início e o fim do expediente é uma ótima forma de ajudar os colaboradores a separarem a vida pessoal da profissional. Portanto, reunir virtualmente toda a equipe no início e no final do expediente pode ajudá-los bastante nesse entendimento.

Atualmente, existem várias ferramentas para realizar vídeoconferências, como o Skype, o Zoom, WhatsApp e até mesmo o Google Hangouts. O importante é que as reuniões não sejam muito longas para que a comunicação seja eficaz e participativa.

Reunir a equipe em videoconferência também é uma boa maneira de fazer a gestão de pessoas em home office
Reunir a equipe virtualmente é uma forma de mostrar que está perto, mesmo distante

5. Faça a gestão do tempo da sua equipe

Ainda não está convencido de que um determinado funcionário esteja trabalhando quando diz estar? Então adote ferramentas de controle de produtividade e supervisione as horas gastas por sua equipe na realização de uma tarefa.

Mais conhecido como timesheet, o controle do tempo auxilia a fazer a gestão de pessoas em home office. Trata-se, na realidade, do monitoramento das horas empregadas por cada profissional na realização de cada atividade. Cabe ressaltar que tal controle pode ser feito por planilhas eletrônicas, softwares ou aplicativos online.

Mas não é só isso. O timesheet também representa redução de custos para a empresa. Afinal de contas, a ferramenta permite que o gestor possa identificar os fatores que atrapalham a produtividade da sua equipe. Dessa forma, as atividades passam a ser realizadas dentro do prazo e sem a necessidade de horas-extras.

Entre as plataformas de timesheet mais populares, podemos destacar:

Por fim, há também o Microsoft MyAnalytics. Ele não é exatamente um sistema de timesheet, pois funciona basicamente como um assistente pessoal. O recurso está disponível para assinantes do Office 365 e com base nas estatísticas de como você emprega o seu tempo no trabalho, te ajuda a estabelecer prioridades, manter o foco e ser mais produtivo.

Agora que você já sabe que fazer a gestão de pessoas em home office não é tão complicado assim, conheça as soluções da Smart Planilhas para tornar a sua equipe muito mais produtiva. Experimente grátis.

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