Quadro de funcionários reduzido: como liderar em tempos de mudanças?

Atuar com quadro de funcionários reduzido é uma alternativa adotada por várias empresas para superarem tempos de crise. Aprenda a liderar em tempos de mudanças!

Inegavelmente fazer a gestão de uma empresa com quadro de funcionários reduzido é um momento de muita apreensão para a maioria dos líderes. Afinal, promover a produtividade e a cooperação entre as equipes em um cenário onde as pessoas geralmente estão sobrecarregadas e com medo, é, no mínimo, desafiador.

A seguir, você vai compreender os impactos que a redução do quadro de funcionários pode causar na organização, bem como vai conhecer as melhores estratégias para liderar em tempos de mudanças. Acompanhe!

Quadro de funcionários reduzido: o que é?

Para quem não sabe, quadro de funcionários é o número total de colaboradores de uma empresa, bem como a posição ocupada por cada um e as tarefas que devem executar dentro da organização.

Entretanto, algumas situações resultam na diminuição desse quadro, como férias, licenças e demissões, por exemplo. E isso pode causar um impacto negativo na empresa, já que um quadro de funcionários reduzido pode significar sobrecarga e queda de produtividade por parte de alguns colaboradores.

Para evitar comprometer o fluxo de operações da empresa e possíveis atrasos nas entregas dos produtos ou serviços, é preciso que essa redução de quadro seja feita de forma planejada. Somente assim é possível manter a equipe motivada em um cenário de incertezas, bem como garantir a competitividade da empresa no mercado em que atua.

Como reduzir os impactos negativos do quadro de funcionários reduzido nas empresas?

A princípio, a redução do quadro de funcionários só deve ser feita quando não existem alternativas viáveis. Afinal, uma atitude impensada pode resultar na perda de talentos, na desmotivação das equipes e como mencionamos anteriormente, na sobrecarga dos colaboradores.

Entretanto, saiba que é possível liderar de forma eficiente e alcançar os objetivos da empresa mesmo em tempos de incertezas. Confira a seguir:

Seja transparente

Primeiramente, informe aos colaboradores o motivo da redução do quadro de pessoal. Se for por causa de crise financeira, esse passo se torna mais simples, já que todos podem ser comunicados de uma só vez. Já quando o caso é em virtude de demissão, o ideal é chamar o funcionário reservadamente e comunicar-lhe o porquê de estar sendo demitido.

Enquanto isso, férias, licenças e demais afastamentos também podem ser discutidos em equipe. Afinal de contas, é preciso comunicar aos colaboradores ativos sobre uma nova distribuição de tarefas. Ou então, consultá-los para compreender se será necessário contratar outro funcionário temporariamente até que tudo se resolva.

Em ambos os casos, tratar os funcionários com respeito é o mínimo que um bom gestor pode fazer. Certamente isso não vai diminuir o sentimento de tristeza daquela pessoa que perdeu o emprego, mas fará com que ela se lembre de como foi tratada nesse momento tão difícil. E isso, claro, facilita o reingresso do colaborador à empresa futuramente, caso ele seja um talento que o gestor não está podendo manter naquele momento.

Faça a Matriz de Responsabilidades

Logo depois de ter comunicado aos colaboradores sobre a necessidade de trabalhar com um quadro de funcionários reduzido, é preciso distribuir as tarefas que eram executadas pelos colaboradores ausentes entre os membros ativos da equipe.

Nesse sentido, utilizar uma matriz de responsabilidades pode ser bem útil nesse processo. Trata-se, na realidade, de uma ferramenta de gestão com a finalidade de fornecer um panorama das tarefas que devem ser realizadas em um setor ou em um projeto. Assim, pode-se distribuir as tarefas pelos membros da equipe, evitando a sobrecarga e possíveis conflitos.

No entanto, além da divisão de tarefas, a matriz de responsabilidades também oferece outras vantagens ao gestor:

  • Otimiza o desempenho das equipes, já que determina os responsáveis pela execução de cada tarefa;
  • Permite rastrear informações importantes sobre o andamento de um projeto;
  • Proporciona um controle melhor dos prazos de entrega;
  • Facilita a toma de decisões.

Também chamada de Matriz RACI, sigla que inglês significa Responsible (Responsável), Accountable (Aprovador), Consulted (Consultado) e Informed (Informado), ela é bem simples de ser produzida, já que é basicamente um sistema gráfico, que pode ser feito em uma planilha eletrônica, como no Excel, por exemplo.

A Matriz RACI distribui as tarefas entre os membros da equipe e facilita a tomada de decisão em empresas com quadro de funcionários reduzido
Matriz RACI. Fonte: HEFLO

Basta listar as tarefas a serem executadas e indicar para cada uma delas o papel de cada colaborador, usando as siglas RACI, que significam exatamente:

  • R (Responsável): quem vai executar determinada atividade;
  • A (Aprovador): aquele que verifica se a tarefa foi realizada de forma satisfatória, se está dentro dos padrões e normas da empresa e como o próprio nome sugere, aprova a tarefa;
  • C (Consultado): um especialista que dá apoio à equipe, fornecendo informações úteis para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo e da melhor forma possível
  • I (Informado): a pessoa que precisa ser informada sobre o andamento do processo.

Com um quadro de funcionários reduzido é preciso definir prioridades

Embora a Matriz de Responsabilidades seja uma grande aliada do gestor, ela só vai funcionar com a compreensão de que é preciso definir prioridades. Afinal, com um quadro de funcionários reduzido, comumente os colaboradores estarão mais atarefados do que de costume.

Portanto, é preciso mais do que nunca ter a percepção de que algumas tarefas podem ter um prazo maior. E que, portanto, podem ser realizadas com mais tranquilidade. Lembre-se de que isso evita que o funcionário se sinta pressionado e execute as tarefas sem a devida atenção, gerando erros e retrabalho.

Mantenha a equipe sempre motivada

O reconhecimento profissional mantém a equipe motivada e produtiva

Por fim, vale a pena destacar que um bom líder também precisa manter a equipe que ficou na empresa motivada. Até mesmo porque, isso não somente vai mantê-los comprometidos com as tarefas diárias, mas também vai despertar neles o sentimento de reconhecimento profissional. E é esse o sentimento que será capaz de mantê-los produtivos a ponto de suprirem a ausência dos colegas que foram demitidos. 

Mas como fazer isso afinal? Através de feedbacks. Após avaliar o desempenho de cada colaborador, o gestor pode elogiar o trabalho daquele que entregou a tarefa com maestria. Ou então, pode tentar compreender o que está acontecendo com aquele profissional que não conseguiu resultados positivos e tentar encorajá-lo à mudança de forma personalizada.

Independentemente dos motivos que levaram a empresa a atuar com quadro de funcionários reduzido, o importante é compreender que o capital humano é indispensável para o alcance dos objetivos da organização.

Portanto, conheça as soluções da Smart Planilhas para manter a sua equipe de trabalho sempre unida, mesmo em um cenário de grandes mudanças. Experimente Grátis.

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