O controle de frota garante a segurança das operações logísticas e previne problemas que podem ser evitados. Em suma, para alcançar isso, você deve utilizar soluções modernas, que aumentam a eficiência dos processos. A gestão correta de frotas é importante para assegurar entregas rápidas, beneficiando fornecedores, filiais e clientes finais. Quando você administra bem, consegue otimizar o prazo de entrega e economizar tempo significativo para o negócio.
Hoje, vamos apresentar a nossa solução: planilha de controle de frota, que funciona no Google Planilhas. Você pode utilizá-la no computador, tablet ou celular, de forma online.
Conhecendo as funcionalidades da Planilha Google Controle de Frota
Tela Inicial
Primeiramente, na tela inicial, você encontrará botões para acessar várias funções: cadastro de veículos, motoristas, multas, viagens, controle de trocas, abastecimento, manutenção e relatórios. Além disso, há uma área de alertas para documentos vencidos ou trocas pendentes, que irá notificá-lo sobre qualquer situação que precise de atenção.
Cadastro de Veículos
Para cadastrar um veículo, clique no botão “Veículo”. Você verá uma tabela onde deve inserir informações como placa, descrição completa, Renavam e ano do veículo. É possível, ainda, registrar informações sobre a documentação, incluindo os vencimentos. Sendo assim, a Planilha Google Controle de Frota calcula automaticamente quantos dias faltam para o vencimento e exibe um alerta na tela inicial. Se desejar, você tem a opção de adicionar características físicas do veículo.
Cadastro de Motoristas
Em seguida, no cadastro de motoristas, você deve incluir nome, endereço, documento e contato básico. Adicione também a data de validade da carteira de habilitação. A planilha irá contar os dias restantes até o vencimento. Se o motorista renovar a carteira, você pode atualizar a data de validade ou marcar a renovação como paga.
Lançamento de Multas
Para registrar multas na Planilha Google Controle de Frota, acesse o controle de multas e insira a data, descrição, gravidade, pontos e valor da multa. Desse forma, selecione o motorista que recebeu a multa e adicione uma observação, se necessário.
Controle de Trocas
No controle de trocas, você consegue monitorar a troca de itens como pneus, filtros, óleo e pastilhas de freio. Nesse sentido, informe a placa do veículo, o item a ser controlado, o quilômetro da última troca e o quilômetro da próxima troca. A planilha atualizará automaticamente o status e os quilômetros restantes, exibindo alertas na tela inicial para trocas pendentes.
Completa e de fácil uso
Abastecimento
Na tabela de abastecimento, registre a data, o veículo, o motorista e, se desejar, vincule o abastecimento ao ID da viagem. Informe o quilômetro inicial e final, o combustível, a quantidade e o preço. Logo, a planilha calculará automaticamente o valor total e o consumo médio. Adicionalmente, você pode adicionar o posto onde o abastecimento ocorreu.
Manutenção
Para registrar manutenções, insira a data, placa do veículo, motorista, descrição da manutenção, custo e a oficina responsável. Posteriormente, você verá que todas as tabelas permitem filtrar informações, facilitando a análise dos dados.
Tabela de Viagens
A tabela de viagens da Planilha Google Controle de Frota é fundamental para o controle diário. Ela gera um ID automático, que deve ser utilizado no abastecimento. Registre a data, o veículo, o motorista, a origem e o destino da viagem. Inclua a nota fiscal, o valor do frete, os quilômetros iniciais e finais, e as despesas como pedágio, hospedagem e alimentação. Similarmente, será calculado o custo total da viagem e o custo por quilômetro.
Relatórios da Planilha Google Controle de Frota
Por fim, na guia de relatórios, você encontrará relatórios gerais e específicos:
- Relatório Geral: mostra o faturamento mensal, quilômetros rodados, valor faturado por quilômetro, despesas com pedágio, hospedagem, alimentação, manutenção e multas.
- Relatório por Motorista: oferece uma visão detalhada das despesas e desempenho por motorista.
- Relatório por Veículo: fornece informações sobre o desempenho e despesas de cada veículo.
- Relatório de Abastecimento: exibe o valor total de abastecimento por mês, a quantidade de litros abastecidos, o custo médio por litro e a média de quilômetros por litro. Desse modo, você consegue, ainda, filtrar por veículo ou motorista.
Portanto, a Planilha Google Controle de Frota foi desenvolvida para proporcionar, sobretudo, um controle eficiente e detalhado da sua frota. Com um design fácil e intuitivo, essa ferramenta vai transformar a sua gestão em algo menos burocrático e mais ágil. Se precisar de mais informações ou ajuda, não hesite em nos procurar.
