O mapeamento de processos é uma ferramenta importante para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos dentro de uma organização.Além disso, mapear processos oferece vários benefícios:
- Identifica as partes envolvidas no processo.
- Detalha as atividades realizadas.
- Mostra as decisões tomadas ao longo do processo.
- Define as entradas e saídas.
- Ilustra a relação entre as etapas.
Dessa forma, o objetivo do mapeamento de processos é reconhecer e analisar as atividades e seu encadeamento. Utilizando materiais visuais, é possível identificar pontos de melhoria.Esse procedimento ajuda a entender melhor, sobretudo, o funcionamento da empresa, facilitando a criação de processos mais enxutos e melhora a eficiência geral. Adicionalmente, o mapeamento visa:
- Documentar processos.
- Aprimorar os processos existentes.
- Padronizar procedimentos.
- Transformar processos quando necessário.
Sendo assim, existem diferentes tipos de mapas que você pode criar: Fluxograma de Processos, Fluxograma Horizontal, Mapofluxograma e BPMN (Business Process Model and Notation).Passos para Mapear Processos:
- Entenda o ProcessoDetermine o processo-alvo e crie um mapa gráfico das atividades. Envolva todos os profissionais envolvidos para uma visão completa.
- Modele o ProcessoAvalie o funcionamento e a eficácia do processo, buscando otimizações para melhorar a eficiência. Identifique gargalos e pontos de melhoria.
- Automatize o ProcessoExplore instrumentos para automatizar o processo, como RPA (Robotic Process Automation) e BPMS (Business Process Management Suite), para listar e gerenciar atividades.
- Monitore o ProcessoPor fim, acompanhe continuamente o processo para garantir melhorias e otimização constante.
Veja a nossa Planilha de Mapeamento de Processos
E, claro, como é de praxe da Smart Planilhas, desenvolvemos uma solução excelente para facilitar a sua vida: Planilha de Mapeamento de Processos.Primeiro, na guia "Símbolos", analise cada forma e descubra o que cada uma representa para o seu mapeamento.
Em seguida, na Planilha de Mapeamento de Processos, vá para as abas de "Processos" e insira as informações solicitadas, como Nome do Processo, Setor/Departamento, Responsável/Gestor e Data da Atualização. Depois, use o espaço disponível para montar seu mapeamento de processos.
Portanto, entender a sequência de atividades, entradas, saídas, responsáveis e outros elementos de um processo pode ser desafiador e exigir muito tempo do empreendedor. Ou seja, às vezes, é necessário contar com a ajuda de uma ferramenta especializada. Para facilitar esse processo, criamos uma planilha que orienta sobre a simbologia utilizada no mapeamento de processos. Com ela, você poderá organizar as principais atividades da sua empresa e estruturá-las em fluxogramas claros e bem organizados. Baixe agora e confira a Planilha de Mapeamento de Processos![baixar_planilha]
