Atuar com quadrode funcionários reduzido é uma alternativa adotada por várias empresas parasuperarem tempos de crise. Aprenda a liderar em tempos de mudanças!
Inegavelmente fazer a gestão de uma empresa com quadro de funcionários reduzido é um momento de muita apreensão para a maioria dos líderes. Afinal, promover a produtividade e a cooperação entre as equipes em um cenário onde as pessoas geralmente estão sobrecarregadas e com medo, é, no mínimo, desafiador.
A seguir, você vai compreender os impactos que a redução doquadro de funcionários pode causar na organização, bem como vai conhecer asmelhores estratégias para liderar em tempos de mudanças. Acompanhe!
Quadro de funcionários reduzido: o que é?
Para quem não sabe, quadro de funcionários é o número totalde colaboradores de uma empresa, bem como a posição ocupada por cada um e astarefas que devem executar dentro da organização.
Entretanto, algumas situações resultam na diminuição dessequadro, como férias,licenças e demissões, por exemplo. E isso pode causar um impacto negativo naempresa, já que um quadro de funcionários reduzido pode significar sobrecarga equeda de produtividade por parte de alguns colaboradores.
Para evitar comprometer o fluxo de operações da empresa epossíveis atrasos nas entregas dos produtos ou serviços, é preciso que essaredução de quadro seja feita de forma planejada. Somente assim é possível mantera equipe motivada em um cenário de incertezas, bem como garantir acompetitividade da empresa no mercado em que atua.
Como reduzir os impactos negativos do quadro de funcionários reduzido nas empresas?
A princípio, a redução do quadro de funcionários só deve ser feita quando não existem alternativas viáveis. Afinal, uma atitude impensada pode resultar na perda de talentos, na desmotivação das equipes e como mencionamos anteriormente, na sobrecarga dos colaboradores.
Entretanto, saiba que é possível liderar de forma eficientee alcançar os objetivos da empresa mesmo em tempos de incertezas. Confira aseguir:
Seja transparente
Primeiramente, informe aos colaboradores o motivo da reduçãodo quadro de pessoal. Se for por causa de crisefinanceira, esse passo se torna mais simples, já que todos podem sercomunicados de uma só vez. Já quando o caso é em virtude de demissão, o ideal échamar o funcionário reservadamente e comunicar-lhe o porquê de estar sendodemitido.
Enquanto isso, férias, licenças e demais afastamentos também podem ser discutidos em equipe. Afinal de contas, é preciso comunicar aos colaboradores ativos sobre uma nova distribuição de tarefas. Ou então, consultá-los para compreender se será necessário contratar outro funcionário temporariamente até que tudo se resolva.
Em ambos os casos, tratar os funcionários com respeito é omínimo que um bom gestor pode fazer. Certamente isso não vai diminuir osentimento de tristeza daquela pessoa que perdeu o emprego, mas fará com queela se lembre de como foi tratada nesse momento tão difícil. E isso, claro,facilita o reingresso do colaborador à empresa futuramente, caso ele seja umtalento que o gestor não está podendo manter naquele momento.
Faça a Matriz de Responsabilidades
Logo depois de ter comunicado aos colaboradores sobre a necessidade de trabalhar com um quadro de funcionários reduzido, é preciso distribuir as tarefas que eram executadas pelos colaboradores ausentes entre os membros ativos da equipe.
Nesse sentido, utilizar uma matriz de responsabilidades pode ser bem útil nesse processo. Trata-se, na realidade, de uma ferramenta de gestão com a finalidade de fornecer um panorama das tarefas que devem ser realizadas em um setor ou em um projeto. Assim, pode-se distribuir as tarefas pelos membros da equipe, evitando a sobrecarga e possíveis conflitos.
No entanto, além da divisão de tarefas, a matriz deresponsabilidades também oferece outras vantagens ao gestor:
- Otimiza o desempenho das equipes, já quedetermina os responsáveis pela execução de cada tarefa;
- Permite rastrear informações importantes sobre oandamento de um projeto;
- Proporciona um controle melhor dos prazos deentrega;
- Facilita a toma de decisões.
Também chamada de Matriz RACI, sigla que inglês significa Responsible(Responsável), Accountable (Aprovador), Consulted (Consultado) e Informed(Informado), ela é bem simples de ser produzida, já que é basicamente umsistema gráfico, que pode ser feito em uma planilha eletrônica, como no Excel,por exemplo.
Basta listar as tarefas a serem executadas e indicar paracada uma delas o papel de cada colaborador, usando as siglas RACI, quesignificam exatamente:
- R (Responsável): quem vai executardeterminada atividade;
- A (Aprovador): aquele que verifica se atarefa foi realizada de forma satisfatória, se está dentro dos padrões e normasda empresa e como o próprio nome sugere, aprova a tarefa;
- C (Consultado): um especialista que dáapoio à equipe, fornecendo informações úteis para que o projeto possa serconcluído dentro do prazo e da melhor forma possível
- I (Informado): a pessoa que precisa serinformada sobre o andamento do processo.
Com um quadro de funcionários reduzido é preciso definir prioridades
Embora a Matriz de Responsabilidades seja uma grande aliadado gestor, ela só vai funcionar com a compreensão de que é preciso definirprioridades. Afinal, com um quadro de funcionários reduzido, comumente oscolaboradores estarão mais atarefados do que de costume.
Portanto, é preciso mais do que nunca ter a percepção de quealgumas tarefas podem ter um prazo maior. E que, portanto, podem ser realizadascom mais tranquilidade. Lembre-se de que isso evita que o funcionário se sintapressionado e execute as tarefas sem a devida atenção, gerando erros eretrabalho.
Mantenha a equipe sempre motivada
Por fim, vale a pena destacar que um bom líder tambémprecisa manter a equipe que ficou na empresa motivada. Até mesmo porque, issonão somente vai mantê-los comprometidos com as tarefas diárias, mas também vaidespertar neles o sentimento de reconhecimento profissional. E é esse osentimento que será capaz de mantê-los produtivos a ponto de suprirem aausência dos colegas que foram demitidos.
Mas como fazer isso afinal? Através de feedbacks. Após avaliaro desempenho de cada colaborador, o gestor pode elogiar o trabalho daqueleque entregou a tarefa com maestria. Ou então, pode tentar compreender o queestá acontecendo com aquele profissional que não conseguiu resultados positivose tentar encorajá-lo à mudança de forma personalizada.
Independentemente dos motivos que levaram a empresa a atuarcom quadro de funcionários reduzido, o importante é compreender que o capitalhumano é indispensável para o alcance dos objetivos da organização.
Portanto, conheça as soluções da Smart Planilhas paramanter a sua equipe de trabalho sempre unida, mesmo em um cenário de grandes mudanças.ExperimenteGrátis.
