Conheça algumasferramentas para fazer a gestão de pessoas em home office e garantirremotamente a produtividade da sua equipe de trabalho
Inserido na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) atravésda Lei13.467/2017, mais conhecida como Reforma Trabalhista, o teletrabalho vem sepopularizando a cada dia. Entretanto, com essa modalidade de trabalho, surge umnovo desafio sobretudo para os gestores, que é saber como fazer a gestão depessoas em home office.
De fato, essa não é uma tarefa das mais fáceis. Afinal, manter a equipe comprometida e principalmente produtiva remotamente requer primeiramente adaptação e planejamento. Mas, a boa notícia é que é possível fazer uma boa gestão de pessoas em home office com o uso de algumas ferramentas específicas. Por isso, neste artigo você encontrará algumas delas. Acompanhe.
Gestão de pessoas em home office: como fazer de forma eficiente?
Para algumas empresas, o teletrabalho já faz parte da rotinados seus colaboradores. Já para outras, o convite para a modalidade home officefoi feito pela pandemia da COVID-19.
O fato é que a cada dia que passa mais as empresas compreendem o quão vantajoso é o trabalho remoto. Afinal, ele representa redução de custos com transporte, com energia elétrica e ainda proporciona mais qualidade de vida aos funcionários, que não precisam enfrentar horas de trânsito para chegarem até a empresa e ainda podem acompanhar de perto a rotina dos filhos.
Entretanto, em meio a esse novo cenário, surgem algumasdúvidas. Entre elas, quais seriam as melhores estratégias para oferecer àequipe uma boa liderança, mesmo a distância. Por isso, confira a seguir 5 boaspráticas para fazer a gestão de pessoas em home office.
1. Forneça os recursos necessários para o trabalho remoto
Para gerenciar uma equipe remotamente e ter resultadoseficazes é preciso primeiramente definir quais recursos serão utilizados para acolaboração digital. Entretanto, é preciso partir do princípio que nem todostêm um computador com configurações atualizadas, internet de alta velocidade ouainda, que saibam lidar com ferramentas de armazenamento em nuvem, como oGoogle Drive, por exemplo.
Portanto, o primeiro passo para fazer uma boa gestão de pessoas em home office é justamente oferecer a elas os recursos e treinamentos necessários para que possam desenvolver um trabalho de qualidade. Dessa forma, o fornecimento de notebooks, plano de dados e ensinamentos para utilizar arquivos em redes ou pastas compartilhadas na internet se faz necessário.
2. Defina o horário de trabalho
Também é provável que quem não está familiarizado com o trabalho remoto acredite na possibilidade fazer os seus próprios horários. Porém, em um trabalho em equipe, a coisa não funciona bem assim. Pelo contrário, é preciso ter disciplina, cumprir prazos e horários, incluindo a pausa para almoço e lanche, quando houver.
Aliás, essa é mais uma tarefa do gestor, deixar bem claro para a sua equipe qual o horário de trabalho de cada um. E nesse sentido, ter uma planilha de registro de ponto pode ser bem útil para garantir que o funcionário cumpra a jornada de trabalho mesmo a distância.
3. Defina as tecnologias que serão utilizadas para alinhar tarefas
Além da planilha de registro de ponto, algumas ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes também são indispensáveis para fazer a gestão de pessoas em home office, a saber:
Para quem não sabe, o Trello é uma ferramenta colaborativabaseada no método Kanban. Com ele, em um único lugar toda a equipe tem acessoàs tarefas e às etapas de trabalho a seguir, bem como às datas em que cada umadeve ser entregue.
O mais interessante do Trello é o recursovisual que ele oferece aos seus usuários. Através de listas e cards quepodem ser personalizados, o gestor pode acompanhar cada ação da equipe detrabalho, do início ao fim.
Semelhantemente ao Trello, o Asana também é uma ferramentacolaborativa. No entanto, geralmente ela é adotada para gerenciar projetosmaiores, já que possui algumas funcionalidades a mais do que a opção anterior.Entre elas, destacam-se a emissão de relatórios e a definição de prioridades.
Enquanto isso, o Slack reúne em um só lugar toda acomunicação da equipe, que podem ser divididas em canais. Assim, os gestorespodem direcionar a conversa para os membros da equipe específicos, como design,jurídico, financeiro e vendas, por exemplo. Como resultado, temos umacomunicação mais direta, amigável e assertiva.
4. Reúna a equipe virtualmente
Ademais, criar uma rotina onde todos compreendam o início e o fim do expediente é uma ótima forma de ajudar os colaboradores a separarem a vida pessoal da profissional. Portanto, reunir virtualmente toda a equipe no início e no final do expediente pode ajudá-los bastante nesse entendimento.
Atualmente, existem várias ferramentas para realizar vídeoconferências, como o Skype, o Zoom, WhatsApp e até mesmo o Google Hangouts. O importante é que as reuniões não sejam muito longas para que a comunicação seja eficaz e participativa.
5. Faça a gestão do tempo da sua equipe
Ainda não está convencido de que um determinado funcionárioesteja trabalhando quando diz estar? Então adote ferramentasde controle de produtividade e supervisione as horas gastas por sua equipena realização de uma tarefa.
Mais conhecido como timesheet, o controle do tempo auxilia afazer a gestão de pessoas em home office. Trata-se, na realidade, domonitoramento das horas empregadas por cada profissional na realização de cadaatividade. Cabe ressaltar que tal controle pode ser feito por planilhas eletrônicas, softwaresou aplicativos online.
Mas não é só isso. O timesheet também representa redução decustos para a empresa. Afinal de contas, a ferramenta permite que o gestorpossa identificar os fatores que atrapalham a produtividade da sua equipe.Dessa forma, as atividades passam a ser realizadas dentro do prazo e sem anecessidade de horas-extras.
Entre as plataformas de timesheet mais populares, podemosdestacar:
Por fim, há também o MicrosoftMyAnalytics. Ele não é exatamente um sistema de timesheet, pois funcionabasicamente como um assistente pessoal. O recurso está disponível paraassinantes do Office 365 e com base nas estatísticas de como você emprega o seutempo no trabalho, te ajuda a estabelecer prioridades, manter o foco e ser maisprodutivo.
Agora que você já sabe que fazer a gestão de pessoas em homeoffice não é tão complicado assim, conheça as soluções da Smart Planilhas para tornara sua equipe muito mais produtiva. Experimentegrátis.
