Controle de pedido de compra: o que é e quais são os seus benefícios

Ferramenta se traduz como uma estratégia eficiente de redução de custos e tomada de decisões

Muito se engana quem pensa que um pedido de compra diz respeito somente ao departamento de vendas de uma empresa. Muito pelo contrário! Afinal de contas, ele também envolve o estoque e o financeiro e deve estar sempre alinhado com esses setores para evitar custos desnecessários. Quer conhecer os benefícios de um eficaz controle de pedido de compra? Então acompanhe ao artigo a seguir.

Controle de pedido de compra, o que é?

A princípio, o pedido de compra é uma ferramenta bastante útil para empresas de todos os setores, de indústrias à prestação de serviços. Até mesmo porque, na verdade, ele é um documento que contém todos os detalhes de uma compra efetuada, como a descrição dos produtos, suas quantidades e valores.

Além disso, ele também possui informações relevantes sobre o fornecedor e prazos de pagamento. Dessa forma, ele tanto movimenta o estoque quanto o financeiro e ainda permite que o comprador faça o melhor negócio, já que possibilita um histórico de compras realizadas anteriormente.

Para que serve

Conforme pontuamos anteriormente, o pedido de compra contém informações preciosas sobre uma transação comercial realizada por uma empresa. No entanto, o controle de pedido de compra, por sua vez, evita uma série de prejuízos, justamente por oferecer as vantagens a seguir:

• Ajuda a identificar a real a necessidade de adquirir algo;
• Permite escolher o melhor produto ou serviço, bem como o melhor fornecedor;
• Possibilita a comunicação clara entre os setores de estoque, compras e financeiro;
• Ajuda na tomada de decisão pelo melhor preço;
• Facilita realizar cotações;
• Permite avaliar as melhores condições de entrega e pagamento.

Além disso, o documento ainda fornece base para que que se cobre do fornecedor o cumprimento de prazos, bem como possibilita a preparação do estoque para receber a mercadoria.

A quem se destina?

Apesar de ser muito utilizado por indústrias e comércios de uma forma geral, o pedido de compras, bem como seu controle pode ser realizado por todos os setores de mercado, de pequenas empresas a empreendimentos de grande porte.

Contudo, essa ferramenta estratégica tende a se comportar e oferecer resultados diferentes de acordo com o tamanho do empreendimento.

Enquanto para o microempresário ela será útil para encontrar fornecedores e produtos com melhores custos-benefícios, para a grande empresa, sem dúvida a ferramenta será uma grande aliada na redução de fraudes e no controle de prazos de entrega.

Benefícios do controle de pedido de compra

Muito embora os maiores impactos de um controle de pedido de compra eficiente sejam sentidos no setor de vendas, a verdade é que ele beneficia a empresa como um todo. Confira a seguir.

Controle orçamentário

Sem dúvida um dos benefícios mais relevantes do controle de pedido de compra é a previsão orçamentária. Através dessa ferramenta, o departamento financeiro fica ciente das despesas originadas com a compra e dessa forma consegue fazer um melhor controle financeiro para a empresa.

A partir disso, o setor consegue provisionar recursos antecipadamente para pagar pela mercadoria, bem como estipular um orçamento específico para novas compras. Além disso, poderá analisar o histórico de pedidos anteriores com a finalidade de evitar futuras fraudes. Afinal, uma mercadoria que em um mês custou R$ 10 e no mês seguinte triplicou de preço sem justificativa alguma é, no mínimo, um grande indício de que algo está errado.

Melhor poder de negociação com o controle de pedido de compra

Contudo, ainda que não haja indício de fraude no processo de compra da empresa, é sempre válido a cada nova compra buscar negociar melhores preços e prazos, seja como o mesmo fornecedor ou com concorrentes.

E isso será possível justamente por causa do histórico gerado pelos pedidos de compras. Com ele, certamente você terá em mãos os valores pagos anteriormente pelas mercadorias, além de quantidade comprada, desconto oferecido e condições de pagamento, por exemplo.

Então, de posse dessas e de outras informações relevantes, sem dúvida o seu poder de negociação frente aos fornecedores aumentará consideravelmente.

Organização do estoque

Além disso, também é válido destacar que uma boa gestão de compras também mantém o seu estoque alinhado. Isso porque ao fazer o controle de pedido de compra, tanto a entrada quanto a saída de mercadorias do seu estoque passam a ser efetivamente controladas.

Como resultado, certamente o seu estoque não ficará sem produtos que possuem grande potencial de vendas na sua empresa. Além disso, você evita custos desnecessários comprando mercadorias que já estão disponíveis no estoque.

O controle de pedido de compra também possibilita calcular o giro do estoque

Ademais, outra grande vantagem do pedido de compra, é que ele também possibilita conhecer quais produtos ficam mais tempo parado no estoque e quais são vendidos mais rapidamente. Quando ele é feito por meio de planilhas eletrônicas, por exemplo, permite gerar relatórios com informações precisas sobre o volume de vendas da empresa.

E isso, é claro, não somente facilita a gestão do estoque em si, mas como também facilita a distribuição das mercadorias nele.

Simplificação de tarefas

Você alimenta seu estoque digitando cada produto novamente a cada nova compra? Então saiba que ao fazer o controle de pedido de compra através das soluções da Smart Planilhas, isso não será mais preciso.

Isso porque você apenas terá que cadastrar o produto, o fornecedor e a transportadora apenas uma vez. A partir disso, você poderá utilizar os registros já informados ao sistema para realizar buscas, comparações e até mesmo fazer novas cotações com apenas alguns cliques. E isso, é claro, evita o retrabalho, aumenta a produtividade e minimiza possíveis erros de digitação.

Follow up eficiente

Por fim, o controle de pedido de compra também permite fazer um follow up eficiente de todo o processo de compra, do orçamento até a entrega do produto ou serviço. Para quem não sabe, o termo em inglês follow up significa acompanhar. Em outras palavras, isso significa dizer acompanhar todas as etapas de uma tarefa, até a sua conclusão.

Portanto, com uma boa gestão de compras é possível acompanhar um pedido em todas as suas etapas. E isso envolve a solicitação dos produtos, o orçamento, a escolha do fornecedor, o fechamento da proposta comercial, o envio à transportadora, o recebimento da mercadoria e a alocação dela no estoque.

Portanto, como você pode perceber, o follow up é de extrema importância para manter o fluxo contínuo de trabalho, já que evita atrasos e faltas de mercadorias no estoque. Como resultado, os processos são otimizados e sem dúvida se tornam mais eficientes para o empreendimento.

Quer fazer uma boa gestão de compras, mas não sabe por onde começar? Então conheça as soluções da Smart Planilhas para a sua empresa. Experimente grátis.